Quelles démarches pour organiser une manifestation sportive importante ?
Question d'origine :
Bonjour à l'équipe du Guichet du savoir;
Cette question concerne les spectacles.
Une de mes amies souhaite produire une manifestation sportive importante.
Pour ce faire , il lui faut une salle suffisemment grande pour accueillir les compétiteurs
qui viendront de toute la France.
Pouvez vous m'indiquer
quelles sont les démarches sur la Métropole de Lyon.
les personnes à contacter.
les côuts financiers
Sachant que ce projet est prévu pour 2024.
Merci d'avance
PS pour la dernière question posée, j'ai eu un accusé de réception pour la réponse
et la surprise de voir attibuer cell-ci à une autre personne !!!
Réponse du Guichet
Nous proposons à votre amie divers guides méthodologiques pour l'aider à organiser cet évènement.
Bonjour,
Si vous souhaitez organiser une manifestation sportive dans une commune de la Métropole ou à Lyon même il convient tout d'abord de contacter le service des sports de votre ville qui vous expliquera les démarches à entreprendre.
Quelques exemples : Lyon - Villeurbanne - Oullins - Bron ...
Le site Hello Asso détaille les différentes étapes de l'organisation d'une manifestation sportive :
Quelles sont les étapes pour organiser un tournoi ou événement sportif ?
Vous l’aurez compris, vous devez procéder par étape pour organiser efficacement votre tournoi sportif. C’est la garantie qu’aucun détail n’aura été oublié.
Définir les objectifs du tournoi sportif
Qu’il soit amical ou partie intégrante d’une compétition officielle, les objectifs doivent être réfléchis en amont. Ils vont définir certains axes organisationnels.
- Le tournoi est-il payant ou gratuit (financement de votre association)
- Avez-vous besoin de bénévoles
- Le nombre de participants et le maximum de public pouvant être accueilli…
Penser au budget prévisionnel de votre événement sportif
Anticiper vos dépenses (le lieu, les prestataires, les boissons et nourriture, le matériel nécessaire, les affichages…) en prévoyant un budget prévisionnel. Mettez-y également les recettes envisagées. Si vous prétendez à une subvention, ce budget prévisionnel vous sera automatiquement demandé.
Définir le site du tournoi en fonction de la discipline
Du choix de la discipline va dépendre le lieu, qui lui va définir les autorisations à demander. En effet, organiser un tournoi de volley-ball ne demandera pas les mêmes contraintes qu’organiser une compétition sportive qui inclut des véhicules motorisés.
À titre d’exemple, vous allez organiser un tournoi de pétanque. Cette discipline se passe généralement en plein air, dans un lieu public. Quand c’est le cas, outre la demande d’autorisation d’organiser un événement sportif dans un espace public, il faut également soumettre aux autorités compétentes un dossier de demande d’occupation temporaire de l’espace public.
Quel que soit le lieu choisi (en plein air ou dans un espace fermé tel qu’une salle de spectacle, un amphithéâtre, un local universitaire, un local de la mairie…), la sécurité doit être le maitre-mot, autant pour les participants que les spectateurs, mais également pour tous les membres de l’association. Si l’événement sportif se déroule en plein air, il sera soumis à une réglementation spécifique et des conditions de circulation et d’évacuation proportionnelles au public attendu. Par ailleurs, vous devez vous assurer que tous les équipements nécessaires sont disponibles et qu’ils sont en bon état, et ce peu importe le lieu.
Seules les associations loi 1901 déclarées qui ont au moins 6 années d’existence et sont affiliées à la fédération sportive délégataire du sport concerné peuvent organiser un tournoi sportif ou une compétition dans un lieu public. Si ce n’est pas votre cas, vous devez demander une autorisation du chef du service départemental de la jeunesse, des sports et de la vie associative.
Trouver un sponsor
C’est un fait, organiser un tournoi sportif ou une compétition n’est pas une mince affaire, tant sur le plan administratif que financier. Heureusement, il y a des aides et des sponsors auxquels vous pouvez prétendre en fonction du lieu que vous avez choisi.
Si par exemple, vous organisez votre tournoi sportif dans un local universitaire. Le FAVE ou Fonds d’Aide à la Vie Étudiante, ou bien le FSDIE ou Fonds de solidarité et de développement des initiatives étudiantes peut vous financer si l’événement participe à l’amélioration de la vie étudiante. Par ailleurs, le ministère de la Jeunesse et des Sports ainsi que le Fonds Culture/Action des CROUS sont également susceptibles de vous financer, à condition que la manifestation soit en rapport avec les compétitions universitaires.
Si le tournoi sportif que vous envisagez d’organiser se déroule dans un local de la mairie, cette dernière peut prêter le matériel nécessaire.
Pour finir, il y a également les marques de sport et de boissons qui sont toujours partantes pour sponsoriser les compétitions sportives. Elles peuvent par exemple prendre en charge la production de tshirts ou l’achat des récompenses tel que les coupes et les médailles.
Sans oublier la vente de boissons et de sandwiches le jour J. À noter tout de même que conformément à la loi EVIN, il est interdit de vendre des boissons alcoolisées à proximité des manifestations sportives.
Communiquer autour de l’événement
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Pour en savoir plus, quelques sites :
Comment préparer une manifestation sportive ?
Organiser une compétition : tout ce qu’il faut savoir pour réussir son événement
Comment organiser un tournoi sportif pour votre club ?
Concernant les coûts d'une telle manifestation, votre amie va devoir établir un budget prévisionnel en tenant compte de toutes les dépenses possibles (droits d'organisation auprès de la fédération, location de la salle, du matériel/sonorisation, assurances, salaire des arbitres, coût des prix de récompense, cadeaux, t-shirts, coût de la communication, etc. recherche de sponsors/partenaires et de subventions, billetterie, recours à des bénévoles...)
Il est possible de demander des subventions auprès de votre commune, du département, de la Métropole :
Vous organisez une manifestation ou un événement sportif
Votre demande est à renvoyer complète sur Toodego, la plate-forme de vos services et démarches en ligne dans la Métropole de Lyon, via le formulaire suivant : https://demarches.toodego.com/sve/subvention-aux-associations-sportives/
Date limite de dépôt de la demande : 3 mois avant la date de l'événement.
Pour toute demande d'informations complémentaires contactez la Direction des sports : 04 26 83 94 62
Si votre structure a déjà déposé une demande de subvention pour la saison sportive 2022-2023
Merci de compléter uniquement la la demande 2023 – Manifestation, évènement sportif (docx - 157 Ko)
Si votre structure n’a pas déposé de demande de subvention pour la saison sportive 2022-2023
Merci de bien vouloir compléter l’ensemble des documents :
- Demande de subvention 2023 – Manifestation, évènement sportif (docx - 157 Ko)
- Demande de subvention 2023 - Bilan comptable (doc - 130 Ko)
- Demande de subvention 2023 - Compte de résultat et budget prévisionnel (doc - 150 Ko)
- Demande de subvention 2023 - Sport collectif (docx - 77 Ko)
- Demande de subvention 2023 - Sport individuel (docx - 106 Ko)
Quelques livres qui pourront être utiles à votre amie :
- Organiser un événement sportif : stratégie et méthodologie d'organisation / Michel Desbordes, Julien Falgoux
Guide permettant d'appréhender le mode opératoire de l'organisation événementielle de manifestations sportives, grâce à des exemples concrets à l'échelon local ou international. Présentation du secteur, des fonctions essentielles du management d'un évènement sportif, de la manière d'attirer les sponsors et de coordonner les personnes mobilisées, de l'utilisation du digital et de la billeterie.
- Comment organiser un événement : officiel, culturel, sportif, ludique... / Laurence Happe-Durieux, Nicolas Delecourt
Des conseils et des informations pour organiser des manifestations sportives, culturelles, officielles et professionnelles : analyse de la faisabilité, structure juridique éventuelle, responsabilité des organisateurs, information auprès du public, aides et subventions possibles, gestion de l'organisation, impôts et taxes éventuels, réalisation du bilan final, etc.
- Organiser et gérer une manifestation : sportive, culturelle, professionnelle, festive / Danièle Lupin, Erwan Royer
Les démarches pour l'organisation juridique et financière d'une manifestation organisée par des associations, des bénévoles ou des collectivités. Description des autorisations, déclarations, assurances pour des évènements tels que les tombolas, loteries, buvettes, feux d'artifices, manifestations sportives et culturelles, etc.
Enfin, nous n'avons pas compris votre dernière remarque sur l'attribution de votre question à une autre personne... C'est l'équipe de modération du service du Guichet du Savoir qui choisit quel département thématique de la bibliothèque répondra aux questions qui lui parviennent.
Bonne journée.