Le 18/08/2011 à 14h40
390 vues
Question d'origine :
Bonjour,
Je suis un particulier qui gère une documentation importante. Je suis à la recherche d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) sinon un système de type Personal Document Management system (PDMS) pour me faciliter la gestion. Sinon un livre sur le sujet ou un lien vers une association d'archivistes que je pourrais contacter...
Notez que j'utilise le système d'exploitation Linux chez moi et windows au travail. Je préfère aussi les solutions Open-Source mais comme cela fait deux ans que je cherche je suis maintenant disposé à payer une solution si elle est vraiment intéressante. J'ai essayer les produits maarch et openkm (deux produits trops difficiles à installer car il faut programmer en XML et PHP...) et logicaldoc (solution dégradée d'un produit payant qui au final à beaucoup de ratés).
Je suis tout de même étonné de rencontrer autant de difficultés dans cette recherche car je ne suis pas le seul à vouloir améliorer la gestion de toute ma documentation. Comme mon premier besoin concerne ma documentation professionnelle (je suis professeur documentaliste) je pense qu'une solution de type record management (cf. maarch) pourrait très bien convenir. Notez que je cherche à gérer des documents électroniques, des documents imprimés ainsi qu'à intégrer dans des dossiers projets des emails...
Merci pour votre aide.
Bien sincèrement.
Réponse du Guichet
gds_alc
- Département : Equipe du Guichet du Savoir
Le 22/08/2011 à 08h15
Réponse du service Guichet du Savoir
Bonjour,
D’après votre description, vous êtes à la recherche non pas tant d’un système d’archivage électronique que d’un système degestion électronique des documents (GED) soit un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Il met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'indexation, de consultation (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers).
Source : Wikipedia
En tant que professionnels, nous employons, à la Bibliothèque municipale de Lyon, E-dip, Fedora ou encore Pleade. Néanmoins, ces logiciels sont complexes et donc peu ouverts au grand public.
Vous trouverez un gestionnaire électronique de document en tapant sur google GED free, GED gratuit ou GED open-source. Vous pourrez, à partir de là, comparer et tester ces différents logiciels en fonction de vos exigences. Pour plus de conseils, vous pouvez poser votre question sur des forums spécialisés comme ZDnet ou en effectuant des recherches sur des sites du type 01net.com
A partir de toutes ces informations, vous pourriez, dans un premier temps tester HomeGed pro et Iged.
Bonjour,
D’après votre description, vous êtes à la recherche non pas tant d’un système d’archivage électronique que d’un système de
Source : Wikipedia
En tant que professionnels, nous employons, à la Bibliothèque municipale de Lyon, E-dip, Fedora ou encore Pleade. Néanmoins, ces logiciels sont complexes et donc peu ouverts au grand public.
Vous trouverez un gestionnaire électronique de document en tapant sur google GED free, GED gratuit ou GED open-source. Vous pourrez, à partir de là, comparer et tester ces différents logiciels en fonction de vos exigences. Pour plus de conseils, vous pouvez poser votre question sur des forums spécialisés comme ZDnet ou en effectuant des recherches sur des sites du type 01net.com
A partir de toutes ces informations, vous pourriez, dans un premier temps tester HomeGed pro et Iged.
Commentaire de
gelinp :
Publié le 22/08/2011 à 18:28
Bonjour,
Suite à votre réponse concernant ma question (SAE et DMS..., Recherche système de gest. documentaire, http://www.guichetdusavoir.org/ipb/index.p...opic=42910&hl=) je reviens vers vous car si vous inventez vos propres questions à partir des notres ça ne va pas le faire ! Pourquoi n'est-il pas possible d'apporter une précision à notre question si vous-mêmes vous vous posez des questions sur nos recherches ? Donc c'est bien un système de SAE que je cherche et non une GED, car les GED sont d'avantage des système de gestion de l'édition documentaire, souvent en groupe, alors que mon besoin concerne surtout le classement des documents imprimés et numériques et dans un deuxième temps la mise en relation et en contexte de l'information. Je précise aussi que les GED, lorsqu'elles proposent mollement des services de classement, le font presque invariablement en proposant une indexation plein texte à partir d'une numérisation des documents imprimés, et à partir d'une transformation en PDF des fichiers imprimés. Pour mes documents imprimés, je ne souhaite pas perdre mon temps à tous les numériser, un simple ajout de métadonnées me suffit amplement. Par ailleurs la recherche plein texte génère trop de bruits, et n'est pas toujours pertinente selon la nature des documents indexés. Je précise donc que je cherche avant tout une alternative à maarch, non pas que maarch ne me conviennent pas dans ses fonctions, mais son installation avec la création des collections est compliqué par le fait que maarch ne donne pas (toutes) les informations techniques nécessaires pour la faire. C'est leur modèle économique qui veut cela, puisque l'entreprise vend ce service... Sinon un DMS comme OpenKM pourrait être intéressant, mais OpenKM ne gère pas (encore) les documents imprimés. Aussi si vous n'avez pas de meilleur réponse je vais me résigner à essayer d'utiliser malgré tout OpenKM. C'est tout de même hallucinant que le besoin de classement documentaire, qui traverse toutes les familles et les professionnels de la planète, ne soit pas mieux servit et démocratisé par l'offre logiciel, comme peut l'être la mise en forme de texte avec MS Word ! Bien sincèrment.
Réponse du Guichet
gds_alc
- Département : Equipe du Guichet du Savoir
Le 24/08/2011 à 07h09
Réponse du service Guichet du Savoir
Bonjour,
Nous aimons rappeler à nos chers internautes que la courtoisie est toujours de rigueur sur notre site. Par ailleurs, nous sommes surpris de voir qu’un ingénieur en informatique et professeur en documentation se tourne vers le Guichet du Savoir pour demander conseil en matière d’informatique alors que bien des forums et sites spécialisés répondraient, de manière beaucoup plus intelligente que notre service informatique, à vos questions.
Nous avons néanmoins transmis votre nouvelle requête à notre service informatique qui insiste sur le fait que le logiciel que vous souhaitez est bien une GED, si, si !!
Ce dernier nous explique d’ailleurs que l’OpenKm dont vous parlez est un "eletronic document management system" soit en français un "système de gestion de document électronique" !!
Enfin, nous vous rappelons qu’une GED ne gère pas que des documents électroniques puisqu’elle est justement fondée sur des index qui peuvent se baser sur la cotation de document physique. La dématérialisation peut intervenir plus tard mais n’est en rien dépendante de l’existence d’une GED.
Par ailleurs, La GED s'oppose à la Gestion de document par classeur PAPIER ... via une Gestion "Electronique" des documents donc sur des Bases de données ...
Si toutefois, nous n’avions pas, encore une fois, répondu à votre question, nous nous en excusons et vous invitons à contacter des spécialistes qui seront plus à même de vous renseigner.
Bonjour,
Nous aimons rappeler à nos chers internautes que la courtoisie est toujours de rigueur sur notre site. Par ailleurs, nous sommes surpris de voir qu’un ingénieur en informatique et professeur en documentation se tourne vers le Guichet du Savoir pour demander conseil en matière d’informatique alors que bien des forums et sites spécialisés répondraient, de manière beaucoup plus intelligente que notre service informatique, à vos questions.
Nous avons néanmoins transmis votre nouvelle requête à notre service informatique qui insiste sur le fait que le logiciel que vous souhaitez est bien une GED, si, si !!
Ce dernier nous explique d’ailleurs que l’OpenKm dont vous parlez est un "eletronic document management system" soit en français un "système de gestion de document électronique" !!
Enfin, nous vous rappelons qu’une GED ne gère pas que des documents électroniques puisqu’elle est justement fondée sur des index qui peuvent se baser sur la cotation de document physique. La dématérialisation peut intervenir plus tard mais n’est en rien dépendante de l’existence d’une GED.
Par ailleurs, La GED s'oppose à la Gestion de document par classeur PAPIER ... via une Gestion "Electronique" des documents donc sur des Bases de données ...
Si toutefois, nous n’avions pas, encore une fois, répondu à votre question, nous nous en excusons et vous invitons à contacter des spécialistes qui seront plus à même de vous renseigner.
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