Demande de réservation de salle communale
DIVERS
+ DE 2 ANS
Le 24/06/2016 à 09h50
170 vues
Question d'origine :
Bonjour,
Je suis régisseur général d’une salle de spectacles et le sachant en tant qu’exploitant de lieu (fonctionnaire). depuis peu, deux ou trois élus avec la chargée de communication, aie voulu simplifier les demandes demies à disposition des salles communales ainsi que les demandes de matériel,ouverture temporaire de débit de boissons..etc. sur Google drive. en clair, lorsque le président d’une association clique sur un lien sur le site internet de la commune, s’ouvre à lui, une série de pages avec des menus déroulants à remplir…comme nom, prénom, association, salle demandé, matériel…ect ensuite…les informations recueillies se retrouve transposé sur un document Excel vu uniquement par Les services communaux concernés. ils recensent les informations de cette association…donne leur avis puis valide. Ce document Excel alors convertit en document Word et envoyé au secrétariat du maire. la validation est faite par un copier/collé du cachet de la Marianne et la signature du maire.(comme pour un imprime écran où vous pouvez récupérer après la touche sélectionnée, la partie qui vous intéresse) puis le document est renvoyé au président de l’association afin de lui officialiser sa demande…rassurez moi…y à rien de l’égale sur tout ce protocole… Par avance merci de votre réponse…en espérant avoir été clair.
Réponse du Guichet
gds_et
- Département : Équipe du Guichet du Savoir
Le 27/06/2016 à 11h57
Bonjour,
Si nous comprenons bien votre question, vous vous interrogez sur le caractère légal d’une signature scannée du maire dans un document électronique émanant des services communaux.
Voici la réponse que nous trouvons dans La Gazette des communes (publiée le 07/06/2016) :
L‘article 4 de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations dispose que « toute décision prise […] comporte, outre la signature de ses auteurs, la mention en caractères lisibles, du prénom, du nom et de la qualité de celui-ci ». L’article 1316-4 du Code civil dispose que « La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie celui qui l’appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État ».
Une signature manuscrite reproduite graphiquement sur un support électronique ne peut être considérée comme une véritable signature électronique telle que définie par le décret no 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique. Le juge judiciaire a considéré que la seule signature scannée est insuffisante pour s’assurer de l’authenticité de l’engagement juridique et ne permet pas une parfaite identification du signataire (CA Fort de France, 14 déc. 2012 – RG/120311).
En l’absence de dispositions précises ou de jurisprudence sur le caractère original ou manuscrit des signatures, il est ainsi possible de considérer, aux termes des dispositions du code civil précitées, que les signatures, pour être valables, doivent être originales ou correspondre au cadre juridique des signatures électroniques tel que défini par le décret no 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique. Le juge administratif a pu accepter l’apposition du fac-similé d’une signature dès lors que cette apposition résulte d’un procédé inhérent à un traitement automatique offrant l’ensemble des garanties nécessaires à faire regarder ces décisions comme conforme à la législation (CE, 31 mars 2008, 311095).
Une signature manuscrite reproduite graphiquement sur un support électronique ne peut donc être considérée comme une véritable signature électronique. Dans la mesure où une signature engage la responsabilité du maire, il convient donc de ne pas recourir à des reproductions de signatures pour ne pas faire porter un doute quelconque sur l’authenticité d’un acte administratif et de privilégier l’apposition d’une signature manuscrite originale ou électronique au sens de l’article 1316-4 du code civil précité. Par ailleurs, les délégations de signatures régies par les articles L.2122-18 et L.2122-19 du code général des collectivités territoriales permettent de faire face au nombre d’actes juridiques à prendre dans une commune.
Voici en outre ce qu’indique collectivites-locales.gouv.fr au sujet de la signature électronique :
Conformément aux dispositions de l’article 1316-4 du Code civil, « La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte ».
La signature électronique se distingue de la signature manuscrite en ce qu’elle consiste en un mécanisme permettant de garantir l’intégrité, l’authenticité, l’irrévocabilité, l’inaltérabilité d’un document électronique et d’en identifier l’auteur. Elle est immatérielle et son utilisation s’inscrit dans une démarche de simplification des contraintes administratives (notamment les processus internes qui requièrent une signature).
Le cadre communautaire pour les signatures électronique est instauré par la directive européenne du 13 décembre 1999 transposée en France par la loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique ainsi que son décret d’application du 30 mars 2001. Ces dispositions confèrent à la signature électronique la même valeur qu’une signature manuscrite.
« Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'État ».
Par ailleurs, l'article 8 de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives précise qu’une signature électronique « n’est valablement apposée que par l’usage d’un procédé, conforme aux règles du référentiel général de sécurité mentionné au I de l’article 9, qui permette l’identification du signataire, garantisse le lien de la signature avec l’acte auquel elle s’attache et assure l’intégrité de cet acte ». En aucun cas la reproduction graphique d’une signature manuscrite sur support électronique ne peut satisfaire à cette exigence.
Une signature manuscrite reproduite graphiquement sur un support électronique ne peut donc être considérée comme une véritable signature électronique.
Les seuls documents originaux qu’il est possible de transmettre par voie électronique sur @CTES sont ceux qui ont été conçus nativement de façon électronique et signé électroniquement. Il est possible de transmettre sur @CTES un document signé de façon électronique, mais il n’est pas exigé pour l’instant que les actes transmis sur le système d’information soient signés électroniquement. Il n’est donc pas exigé que soient transmis sous format électronique des actes originaux.
Les copies non signées d’actes originaux sont parfaitement acceptés dans le système d’information @CTES, le maire étant responsable de leur conformité à l’acte original.
Plusieurs sortes de copies d’actes peuvent être transmises :
• La copie non signée d’un acte conçu de façon électronique et signé de façon électronique (Dans ce cas de figure, si l’acte envoyé était signé électroniquement, il serait réputé original)[10] ;
• L’état originel de l’acte conçu de façon électronique, avant d’être imprimé pour être signé par l’autorité de façon manuscrite. Dans ce cas, il est préférable (pour des raisons techniques et d’organisation du travail) que l’acte originel soit envoyé sans reproduction de la signature. En effet, il ne servirait à rien d’envoyer sur @CTES la version signée manuscritement et scannée à seule fin de faire figurer au bas de l’acte la reproduction graphique de la signature manuscrite, cette reproduction ayant une valeur juridique quasi nulle[11]. Selon la doctrine juridique, la reproduction de la signature ne constitue qu’un commencement de preuve de l’identité du signataire.
• La copie scannée d’un acte conçu sur papier, signé à la main et scanné pour être adressé sur @CTES. Dans ce cas, il est normal que l’acte transmis sous format électronique porte la reproduction graphique de la signature même si, comme il est évoqué plus haut, la reproduction de la signature ne constitue qu’un commencement de preuve de l’identité du signataire.
Dans tous les cas, il faut que figurent lisiblement au bas de l’acte transmis sous format électronique le nom, le titre (conseiller municipal, par exemple) et la fonction (adjoint au maire en charge des affaires scolaires, par exemple) de son auteur.
Il suffit, pour satisfaire aux exigences de légalité au regard de l’exigence de compétence de l’auteur de l’acte, que la commune soit en mesure de présenter à la demande du préfet ou du tribunal administratif un original de l’acte dûment signé, électroniquement, si l’acte original est sur support électronique, ou signé de façon manuscrite, si l’acte original est sur support papier.
La signature électronique n’est pas encore exigée dans le système d’information @CTES, mais les communes qui le souhaitent sont encouragées à signer électroniquement les actes qu'elles envoient au représentant de l’État ; cela permet d’anticiper sur les évolutions ultérieures de ce système d’information.
Que l’acte original destiné à être transmis sur @CTES ait été signé de façon manuscrite ou qu’il ait été signé de façon électronique (pour les actes conçus dès l’origine de façon électronique), la signature du document original doit avoir été, dans tous les cas, apposée par une autorité compétente.
Pour en savoir plus sur le caractère légal ou non de la signature scannée dans le contexte qui vous concerne, nous vous conseillons de poser votre question au 39 39 Allô Service Public.
Bonne journée.
Si nous comprenons bien votre question, vous vous interrogez sur le caractère légal d’une signature scannée du maire dans un document électronique émanant des services communaux.
Voici la réponse que nous trouvons dans La Gazette des communes (publiée le 07/06/2016) :
L‘article 4 de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations dispose que « toute décision prise […] comporte, outre la signature de ses auteurs, la mention en caractères lisibles, du prénom, du nom et de la qualité de celui-ci ». L’article 1316-4 du Code civil dispose que « La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie celui qui l’appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État ».
Une signature manuscrite reproduite graphiquement sur un support électronique ne peut être considérée comme une véritable signature électronique telle que définie par le décret no 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique. Le juge judiciaire a considéré que la seule signature scannée est insuffisante pour s’assurer de l’authenticité de l’engagement juridique et ne permet pas une parfaite identification du signataire (CA Fort de France, 14 déc. 2012 – RG/120311).
En l’absence de dispositions précises ou de jurisprudence sur le caractère original ou manuscrit des signatures, il est ainsi possible de considérer, aux termes des dispositions du code civil précitées, que les signatures, pour être valables, doivent être originales ou correspondre au cadre juridique des signatures électroniques tel que défini par le décret no 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique. Le juge administratif a pu accepter l’apposition du fac-similé d’une signature dès lors que cette apposition résulte d’un procédé inhérent à un traitement automatique offrant l’ensemble des garanties nécessaires à faire regarder ces décisions comme conforme à la législation (CE, 31 mars 2008, 311095).
Une signature manuscrite reproduite graphiquement sur un support électronique ne peut donc être considérée comme une véritable signature électronique. Dans la mesure où une signature engage la responsabilité du maire, il convient donc de ne pas recourir à des reproductions de signatures pour ne pas faire porter un doute quelconque sur l’authenticité d’un acte administratif et de privilégier l’apposition d’une signature manuscrite originale ou électronique au sens de l’article 1316-4 du code civil précité. Par ailleurs, les délégations de signatures régies par les articles L.2122-18 et L.2122-19 du code général des collectivités territoriales permettent de faire face au nombre d’actes juridiques à prendre dans une commune.
Voici en outre ce qu’indique collectivites-locales.gouv.fr au sujet de la signature électronique :
Conformément aux dispositions de l’article 1316-4 du Code civil, « La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte ».
La signature électronique se distingue de la signature manuscrite en ce qu’elle consiste en un mécanisme permettant de garantir l’intégrité, l’authenticité, l’irrévocabilité, l’inaltérabilité d’un document électronique et d’en identifier l’auteur. Elle est immatérielle et son utilisation s’inscrit dans une démarche de simplification des contraintes administratives (notamment les processus internes qui requièrent une signature).
Le cadre communautaire pour les signatures électronique est instauré par la directive européenne du 13 décembre 1999 transposée en France par la loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique ainsi que son décret d’application du 30 mars 2001. Ces dispositions confèrent à la signature électronique la même valeur qu’une signature manuscrite.
« Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'État ».
Par ailleurs, l'article 8 de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives précise qu’une signature électronique « n’est valablement apposée que par l’usage d’un procédé, conforme aux règles du référentiel général de sécurité mentionné au I de l’article 9, qui permette l’identification du signataire, garantisse le lien de la signature avec l’acte auquel elle s’attache et assure l’intégrité de cet acte ». En aucun cas la reproduction graphique d’une signature manuscrite sur support électronique ne peut satisfaire à cette exigence.
Une signature manuscrite reproduite graphiquement sur un support électronique ne peut donc être considérée comme une véritable signature électronique.
Les seuls documents originaux qu’il est possible de transmettre par voie électronique sur @CTES sont ceux qui ont été conçus nativement de façon électronique et signé électroniquement. Il est possible de transmettre sur @CTES un document signé de façon électronique, mais il n’est pas exigé pour l’instant que les actes transmis sur le système d’information soient signés électroniquement. Il n’est donc pas exigé que soient transmis sous format électronique des actes originaux.
Les copies non signées d’actes originaux sont parfaitement acceptés dans le système d’information @CTES, le maire étant responsable de leur conformité à l’acte original.
Plusieurs sortes de copies d’actes peuvent être transmises :
• La copie non signée d’un acte conçu de façon électronique et signé de façon électronique (Dans ce cas de figure, si l’acte envoyé était signé électroniquement, il serait réputé original)[10] ;
• L’état originel de l’acte conçu de façon électronique, avant d’être imprimé pour être signé par l’autorité de façon manuscrite. Dans ce cas, il est préférable (pour des raisons techniques et d’organisation du travail) que l’acte originel soit envoyé sans reproduction de la signature. En effet, il ne servirait à rien d’envoyer sur @CTES la version signée manuscritement et scannée à seule fin de faire figurer au bas de l’acte la reproduction graphique de la signature manuscrite, cette reproduction ayant une valeur juridique quasi nulle[11]. Selon la doctrine juridique, la reproduction de la signature ne constitue qu’un commencement de preuve de l’identité du signataire.
• La copie scannée d’un acte conçu sur papier, signé à la main et scanné pour être adressé sur @CTES. Dans ce cas, il est normal que l’acte transmis sous format électronique porte la reproduction graphique de la signature même si, comme il est évoqué plus haut, la reproduction de la signature ne constitue qu’un commencement de preuve de l’identité du signataire.
Dans tous les cas, il faut que figurent lisiblement au bas de l’acte transmis sous format électronique le nom, le titre (conseiller municipal, par exemple) et la fonction (adjoint au maire en charge des affaires scolaires, par exemple) de son auteur.
Il suffit, pour satisfaire aux exigences de légalité au regard de l’exigence de compétence de l’auteur de l’acte, que la commune soit en mesure de présenter à la demande du préfet ou du tribunal administratif un original de l’acte dûment signé, électroniquement, si l’acte original est sur support électronique, ou signé de façon manuscrite, si l’acte original est sur support papier.
La signature électronique n’est pas encore exigée dans le système d’information @CTES, mais les communes qui le souhaitent sont encouragées à signer électroniquement les actes qu'elles envoient au représentant de l’État ; cela permet d’anticiper sur les évolutions ultérieures de ce système d’information.
Que l’acte original destiné à être transmis sur @CTES ait été signé de façon manuscrite ou qu’il ait été signé de façon électronique (pour les actes conçus dès l’origine de façon électronique), la signature du document original doit avoir été, dans tous les cas, apposée par une autorité compétente.
Pour en savoir plus sur le caractère légal ou non de la signature scannée dans le contexte qui vous concerne, nous vous conseillons de poser votre question au 39 39 Allô Service Public.
Bonne journée.
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