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documents d'activité et documents d'entreprise?

par Chettouh, le 14/05/2019 à 21:22 - 93 visites

bonjour je fais actuellement un mémoire sur la gestion des documents d'entreprise et je cherche la ou les différences qu'il y a entre un document d'activité et un document d'entreprise? pourriez vous m'aider svp?
Cordialement
Yasmine

Réponse du Guichet du savoir

par gds_ctp, le 16/05/2019 à 12:07

Bonjour,

Selon un document de la Chambre de commerce et d’industrie de Lyon, « les archives d’une entreprise sont l’ensemble des documents, quelle quel soit leur date d’établissement, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par l’entreprise dans l’exercice de son activité. Ces documents doivent être conservés pendant un certain délai, afin qu’ils puissent être produits, le cas échéant à titre de preuve, pour établir l’existence d’un droit ou d’une obligation. »

(Source : d2cconsultants.com)

En d’autre termes, il s’agit de tous les documents écrits concernant le près ou de loin la vie de l’entreprise. Parmi les documents d’entreprise, les documents d’activité font l’objet d’une définition normalisée, précisées en 2011, « À la suite de récentes erreurs de gouvernance et de divers scandales qui ont secoué tant de secteurs du monde entier, en particulier dans les domaines de la finance et des médias », selon iso.org :

« Pour définir ce que sont les documents d’activité, les définitions de la norme ISO 15-489 et de la norme 30300 se complètent. Ils sont définis comme les «documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité » dans la norme fondatrice ISO 15489, ou comme des «informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité » dans la norme ISO 30300 de 2011. Ces deux définitions mettent en relief plusieurs points intéressants pour le propos de cet article :

- le terme «preuve » ne s’entend pas uniquement au sens juridique mais également au sens opérationnel permettant à un organisme de conduire ses activités au quotidien et de justifier ses actions pour des obligations internes et/ ou externes ;

- les documents d’activité sont des informations et documents aujourd’hui majoritairement numériques car de plus en plus produits dans un environnement et des systèmes électroniques ;

- les documents d’activité sont à la fois la trace et le support de la conduite des activités d’un organisme ;

- toutes les informations et tous les documents ne sont pas des documents d’activité. Leur position dans le cycle de vie (avant ou après validation) peut impacter leur statut de document d’activité. Mais même non validé, un document constituera dans certains contextes un début de preuve avec des conséquences sur la responsabilité et l’activité d’un organisme. Par ailleurs, maîtriser les documents identifiés comme des documents d’activité suppose de maîtriser les conditions dans lesquelles ils sont créés pour optimiser les processus de travail. La création des bonnes métadonnées lors de l’établissement d’un contrat, par exemple, permet d’assurer l’efficacité de la capture ultérieure du même contrat validé. Gérer des documents d’activité va donc nécessiter d’intervenir dans un périmètre plus large que celui du document d’activité validé.

Pour avoir valeur de preuve, les documents d’activité doivent présenter les caractéristiques suivantes :

- authenticité : le document peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été ;

- fiabilité : le contenu du document peut être considéré comme la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits ;

- intégrité : le document (information et support) est complet et n’a pas été altéré ;

- exploitabilité : le document est exploitable s’il est localisé, repéré, décrit et analysé. »

(Source : Arnaud Jules, « Gestion des documents d’activité : définition, principes et concepts », Gazette des archives, 2012, consultable sur persee.fr)

Selon le blog de l’archiviste Michel Roberge, aux documents d’activités s’opposent plutôt les documents d’archives, en tant que « documents permanents; documents d’activité, conservés en vue d’une utilisation pérenne ».

(Source : gestarcarnets.blogspot.com)

Bonne journée.
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