Question d'origine :
Je suis biographe-autodidacte, je recherche depuis maintenant 7 ans, le passé des "Braves" Combattants, tombés
au Champ d'Honneur durant le conflit 1914-1918, dont les noms
sont gravés sur les Monuments-aux-Morts élevés en leur honneur.
Pour cela, je recherche tous les documents me permettant
de retracer leur passé civil et militaire.
Jusqu'alors, j'effectuais mes demandes de copies intégrales
d'actes d'Etat Civil auprès des Mairies, des Services d'Archives
Départementales ou Nationale, par courrier postal. Pas de problè-
mes, enveloppe affranchie pour la réponse. Aucune difficulté.
Aujourd'hui, changement de système, je me modernise et
j'effectue mes-dites demandes par mails et sollicite un envoi-retour par mails-pièces-jointes.
Là, une mairie de Paris, pour ne pas la nommer, sans pré-
cision sur l'arrondissement, me fait la remarque suivante, la premiè-
re du genre (sic) "J'ai l'honneur de vous faire savoir que l'expédition par informatique ou par télécopies des actes est impossible et illéga-le", fin de citation.
Que dois-je en déduire ? Suis-je dans l'illégalité en effectuant mes
demandes de copies d'actes ? Ou, un service de l'Etat Civil pari-
sien me communique une information non fondée de vérité ?
J'aimerai connaître s'il existe une législation en vigueur sur
ce sujet évoqué par ma demande ?
Grand merci de me tenir informé, je pense que ma dite-de-
mande doit intéresser des chercheurs généalogistes ou des con-
frères biographes comme moi, qui effectuent eux aussi des deman-
des par mails et sollicitent des envoi-réponses par mails-pièces-
jointes.
Par avance grand merci et bien à vous
Lionel DURBIN
Réponse du Guichet
gds_se
- Département : Équipe du Guichet du Savoir
Le 17/09/2014 à 14h26
Bonjour,
La Commission d’accès aux documents administratifs (ou CADA) rappelle les principes généraux aux archives publiques :
Le régime d’accès aux archives publiques est codifié au livre II du code du patrimoine. Les dispositions générales (chap. 1er, articles L. 211-1 à L. 211-6) définissent notamment la notion « d’archives ». Le régime de communication est fixé au chap. 3, articles L. 213-1 à L. 213-8. Il entre dans le champ de compétence de la CADA.
La loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 a introduit le principe de la libre communicabilité des archives. Dans la pratique, les documents administratifs librement communicables , notamment sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978, restent communicables sans restriction après leur versement aux archives . Les documents qui comportent des intérêts ou des secrets protégés deviennent communicables passés certains délais qui s’échelonnent de 25 à 100 ans selon la nature de ces intérêts. Les mêmes délais s’appliquent aux documents qui ne sont pas administratifs mais d’état-civil, des juridictions, du parlement, des notaires, ou privés, présentés dans le tableau ci-dessous.
L’accès aux archives se fait selon les modalités prévues à l’article 4 de la loi 17 juillet 1978 (L. 213-1), c’est-à-dire au choix du demandeur par la consultation gratuite sur place, la reproduction aux frais de la personne qui les sollicite ou l’envoi par courrier électronique et sans frais (20083917, 20084234) (voir fiche thématique : modalités de communication).
L’administration détentrice d’archives doit motiver tout refus qu’elle oppose à une demande de communication (L. 213-5).
Les enquêtes des services de police judiciaire, dossiers des juridictions (sauf dispositions particulières aux jugements), actes notariés, registres d’état civil (à compter de leur clôture), statistiques sur des données d’ordre privé (recensement) sont consultables dès 75 ans, à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou si le délai est plus bref 25 ans à compter de la date du décès de l’intéressé(sauf registres de décès, immédiatement communicables)
La fiche Modalité de communication précise les conditions de communication des documents provenant d’archives publiques :
Les demandes soumises pour avis ou conseil à la CADA ne portent pas seulement sur le caractère communicable des documents en cause, mais aussi sur les modalités d’exercice du droit d’accès, dont les principes sont fixés par l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978.
« L’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction ».
Les modalités pratiques d’exercice du droit d’accès sont laissés au choix du demandeur
La formulation par écrit d’une demande peut être recommandée mais ne peut pas être exigée (20062267, 20062852). En effet, aucune disposition législative ou réglementaire ne prévoit cette obligation et l’administration n’a donc pas à contraindre le demandeur à cette formalité (20120001). Ainsi une demande orale ou un courriel envoyé à une adresse électronique indiquée sur le site de la collectivité est recevable (20136033) . De même, le demandeur n’a pas à faire état d’une qualité particulière ni à préciser les motifs de sa demande ou à justifier d’un quelconque intérêt pour agir (20062852, 20065513).
C’est en principe au demandeur que revient le choix du mode de communication. Cela suppose qu’il ait pu identifier convenablement le document qu’il souhaite, qu’il ait formulé clairement et précisément sa demande (20133008, 20124982), et qu’il ait indiqué dans quelles conditions il souhaite que s’effectue la communication. A cet égard, l’article 4 de la loi prévoit trois modes d’accès aux documents administratifs : la consultation gratuite sur place (20132920) ; la reproduction aux frais de la personne qui les sollicite et l’envoi par courrier électronique et sans frais. Toutefois, le choix revient à l’administration si le demandeur n’a pas précisé le mode souhaité (20061580).
La prise de photographie n’est ni prévue ni exclue par les textes
S’agissant de la question de l’utilisation d’un appareil photographique par les demandeurs, à l’occasion de la consultation sur place des documents, la CADA considère qu’une telle faculté n’est ni prévue, ni exclue par la loi du 17 juillet 1978. L’administration n’est donc pas tenue d’y faire droit, mais la Commission recommande à l’administration d’apprécier selon les circonstances telles que l’état du document (20136009) ou l’absence d’autres moyens de reproduction (20104697).
L’administration peut aménager l’accès aux documents administratifs
La liberté de choix du demandeur s’exerce dans la limite des possibilités techniques de l’administration (20070207, 20071782). Ainsi le demandeur ne peut pas exiger la délivrance d’une copie sur un support ou dans un format différent de celui utilisé par l’administration, ou incompatible avec celui-ci (20103177).
Le mode de communication choisi ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document : dans certains cas la consultation est préférable à la copie (20071101) ou au contraire la consultation risque d’endommager le document, comme dans le cas des registres paroissiaux (20071664).
Lorsque la demande porte sur un nombre de documents particulièrement important, l’administration est en droit de proposer une consultation sur place suivie de la délivrance de photocopies des éléments qui auront été sélectionnés à cette occasion (20132937). De même, l’administration a la possibilité d’étaler dans le temps la communication afin qu’elle reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services, notamment dans le cas des petites communes (20131922). Cette communication doit cependant respecter le délai d’un mois au-delà duquel le silence gardé par l’administration vaut refus tacite de communication (20131753). Dans des cas très exceptionnels, la CADA a admis récemment que la délivrance des documents peut s’étaler au-delà du délai d’un mois, mais dans tous les cas, il est recommandé d’informer le demandeur en cas de difficulté dans le traitement de sa demande (20131922).
Ainsi l’Article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 autorise l’envoi d’un document administratif par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; dans la limite des possibilités techniques de l'administration.
Une commune peut donc ne pas pouvoir vous envoyer un acte d’état civil par email car elle n’a pas les moyens techniques de numériser cet acte.
Bonnes recherches
La Commission d’accès aux documents administratifs (ou CADA) rappelle les principes généraux aux archives publiques :
Le régime d’accès aux archives publiques est codifié au livre II du code du patrimoine. Les dispositions générales (chap. 1er, articles L. 211-1 à L. 211-6) définissent notamment la notion « d’archives ». Le régime de communication est fixé au chap. 3, articles L. 213-1 à L. 213-8. Il entre dans le champ de compétence de la CADA.
La loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 a introduit le principe de la libre communicabilité des archives. Dans la pratique,
L’administration détentrice d’archives doit motiver tout refus qu’elle oppose à une demande de communication (L. 213-5).
Les enquêtes des services de police judiciaire, dossiers des juridictions (sauf dispositions particulières aux jugements), actes notariés,
La fiche Modalité de communication précise les conditions de communication des documents provenant d’archives publiques :
Les demandes soumises pour avis ou conseil à la CADA ne portent pas seulement sur le caractère communicable des documents en cause, mais aussi sur les modalités d’exercice du droit d’accès, dont les principes sont fixés par l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978.
«
La prise de photographie n’est ni prévue ni exclue par les textes
S’agissant de la question de l’utilisation d’un appareil photographique par les demandeurs, à l’occasion de la consultation sur place des documents, la CADA considère qu’une telle faculté n’est ni prévue, ni exclue par la loi du 17 juillet 1978. L’administration n’est donc pas tenue d’y faire droit, mais la Commission recommande à l’administration d’apprécier selon les circonstances telles que l’état du document (20136009) ou l’absence d’autres moyens de reproduction (20104697).
La liberté de choix du demandeur s’exerce dans
Ainsi l’Article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 autorise l’envoi d’un document administratif par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; dans la limite des possibilités techniques de l'administration.
Une commune peut donc ne pas pouvoir vous envoyer un acte d’état civil par email car elle n’a pas les moyens techniques de numériser cet acte.
Bonnes recherches
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