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fichiers de lecteurs

par urbana, le 30/08/2004 à 16:13 - 9025 visites

Quels sont les textes, règles ou organismes qui entrent en jeu dans la constitution et la conservation des données confidentielles relatives aux lecteurs inscrits dans les bibliothèques françaises?
Existe-t-il des procédures spéciales qui autoriseraient l'administration à y avoir accès?

Réponse du Guichet du savoir

par gds_db, le 31/08/2004 à 10:42

Réponse du service Guichet du Savoir

En vertu de la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, tout traitement automatisé d'informations nominatives doit faire l’objet d’une déclaration à la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés).
Les gestionnaires de bibliothèques sont donc tenus de déclarer tout fichier informatisé d’adhérents notamment au niveau de la gestion des emprunteurs, de la circulation des documents (prêts, retours de documents, lettres de rappel et de réservation, etc.), de la consultation par l'usager de sa situation par rapport à ses emprunts et des statistiques…
Il faut savoir que, même non informatisée, la gestion des informations nominatives est réglementée et que toute bibliothèque qui ne répond pas aux exigences de la CNIL s'expose à des poursuites.

Ces déclarations ont pour objet de permettre aux personnes fichées d’exercer les droits que leur reconnaît la loi : droit à l’information préalable sur les données diffusées, droit d’accès à ces données, droit d’opposition, de rectification et droit à l’oubli de certaines données.

La norme simplifiée n°9 fixe les conditions d’application de cette loi :

[i]« Les bibliothécaires tiennent un fichier nominatif des emprunteurs qui appartient à la catégorie « des fichiers les plus courants ne comportant manifestement pas de risques d’atteinte à la vie privée et aux libertés ».
Ainsi, sous réserve du respect des règles définies par la norme, le responsable peut effectuer auprès de la commission une déclaration simplifiée.

* Le traitement doit avoir pour seules fonctions :
• de fournir des informations individuelles pour la gestion financière des prêts et la récupération des ouvrages ou supports prêtés ;
• d’éditer des états statistiques dépersonnalisés pour les besoins de gestion et d’amélioration des services rendus (nature des ouvrages les plus souvent consultés, nom des oeuvres, des auteurs...)

* Les données enregistrées ne peuvent concerner que :
• l’identité de l’emprunteur : nom, prénoms, adresse, année de naissance, catégorie professionnelle, numéro de téléphone ;
• les caractéristiques du prêt : désignation de l’oeuvre (titre, nom de l’auteur, de l’éditeur, etc.), cotes du catalogue ou de classement, date, date(s) de relance.

* La durée de conservation des données : les informations relatives à l’identité des emprunteurs sont conservées tant qu’ils continuent à participer au service de prêt. La radiation peut être demandée par l’emprunteur lui-même. Elle doit intervenir d’office à l’issue d’un délai d’un an à compter de la date de fin de prêt précédent. Les informations concernant chaque prêt sont conservées jusqu’à la fin du quatrième mois suivant la restitution de l’objet du prêt. Au-delà de ce délai, les informations sur support magnétique sont détruites.

* Les destinataires des données enregistrées : les services de la gestion des prêts, les agents habilités pour les tâches comptables administratives ou des contentieux, les supérieurs hiérarchiques de ces personnels et les membres des services d’inspection. [/i]


Sources :
- Informations sur le fichier des adhérents réalisé par la Bibliothèque départementale de prêt du Maine et Loire
- Opsys.fr


Vous pouvez consulter en ligne :
- Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 : Loi relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés
- le texte de la norme simplifiée : Norme simplifiée n°9 : délibération n° 99-27 du 22 avril 1999 concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des prêts de livres, de supports audiovisuels et d'oeuvres artistiques et à la gestion des consultations de documents d'archives publiques.
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