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Méthodes de nommage des fichiers électroniques

par Marie Ludivine, le 09/03/2021 à 10:38 - 700 visites

Bonjour,

Je cherche à savoir comment nommer correctement mes fichiers électroniques, afin de pouvoir les archiver correctement. Existe-il de la documentation à ce sujet?

Merci d'avance.

Réponse du Guichet du savoir

par gds_et, le 11/03/2021 à 11:49

Bonjour,

Commençons par préciser qu’en raison de la situation sanitaire, nous sommes actuellement en télétravail et n’avons pas accès aux documents de la bibliothèque. Pour vous répondre nous devons nous contenter des ressources disponibles en ligne.

Voici les règles de nommage présentées dans la conférence de Marie Laperdrix, chef du Service des archives économiques et financières au ministère des Finances, Plan de classement et nommage des fichiers numériques :

« Les règles de nommage

Le nommage est l’attribution d’un nom à un fichier électronique, selon des règles précises (nom de fichierexplicite pour l’utilisateur et unique pour la collectivité), destinées à faciliter la gestion des documents. Ilfaut établir un document (sous forme de fiche conseil par exemple) présentant les règles de nommage pourtous les services en suivant quelques principes tels que :
• Date : pour le 20 décembre 2016 => 20161220 (norme ISO 8601)
• La gestion des versions permet de suivre l’évolution et les étapes de l’élaboration d’un fichier. A supposer qu’il soit nécessaire de conserver quelque temps les versions intermédiaires d’un fichier, il faut les distinguer soigneusement en les numérotant pour obtenir une suite logique exemple V01, V02, etc. ou adopter un code permettant de distinguer la version validée : VP pour version provisoire, VD pour version définitive.
• Ne pas utiliser des mots vides : le, la, les, de, etc.
• Préférer le caractère _ (underscore, tiret du 8) à un espace
• Eviter les lettres accentuées
• Le nom d’un fichier doit être succinct : éviter de dépasser 30 caractères (sans compter l’extension).
• Le nom d’un fichier doit être précis : il contient le sujet, le type de document, la date de création, éventuellement la version.
• Le nom d’un fichier ne doit pas contenir : espace, ponctuation (sauf le point avant l’extension), caractères accentués ou spéciaux (ùé+’@à°[] :</* »& !$, etc.). »


Citons également la fiche pratique des Archives d’Indre-et-Loire :

« Identification des documents électroniques : la question du nommage

Le nommage des documents électroniques dès leur création est une étape indispensable pour une gestion raisonnée de l’espace informatique. Il permet de normaliser la production documentaire de la structure, de faciliter la recherche et l’intégration future au sein d’un plan de classement hiérarchisé.
Le nommage doit obéir à des règles simples, peu nombreuses et valables pour l’ensemble des
utilisateurs. L’ensemble des règles constituent une charte de nommage des fichiers à laquelle chacun doit s’astreindre.

Les éléments à définir :

- les intitulés (noms des documents) : employer des termes équivalents aux dossiers papiers. On veillera à ce que les noms d’une même typologie de fichiers soient harmonisés (choisir par exemple entre courriers ou correspondance). Une liste d’intitulés standard peut exister dans la charte de nommage définie collectivement. L’intitulé doit rester succinct (contrainte technique : 256 caractères pour l’ensemble du chemin).

- la date : les formats AAAA_MM_JJ ou AAAAMMJJ sont à privilégier. Cette date peut correspondre à la création du fichier ou à une date clé (jour de réunion, etc.). Si l’on veut privilégier un classement chronologique des fichiers, on placera la date en début du nom de fichier. Pour un classement alphabétique par intitulé, on la placera en deuxième position. Exemple : AAAA_MM_JJ_Fichier1 ou Fichier1_AAAA_MM_JJ

- le nommage des différentes versions : Il est obligatoire car il permet de distinguer les différentes étapes d’élaboration du document. Exemple : Document de travail : V0, puis V0.1, etc. ; Document validé : V1, puis V1.1, etc. ; Nouvelle version du document validé : V2, etc. Ce nommage doit être également normalisé dans la charte.

A éviter :

- les accents, les trémas et cédilles (é ; è ; ê ; à ; ç ; etc.)
- les abréviations (hors sigles fixés et développés dans la charte de nommage).
- les espaces (privilégier l’utilisation de l’underscore « _ »).
- limiter strictement le recours à la ponctuation et autres caractères spéciaux (), ;:!?./§& »’@][|#{}=.
- ne pas utiliser de mots « vides » (la, le, les, des, et, ou, un, une). Ainsi un compte rendu de réunion pourra être nommé : « date_CompteRenduReunion_version.doc ».
- ne pas utiliser le nom de l’agent créateur ou gestionnaire du dossier »


Le document Vade-mecum de l’archivage des documents électroniques élaboré par les Archives Nationales contient aussi des directives relatives au nommage des fichiers :

« Le nommage des fichiers devient un élément clé pour la recherche et pour l’archivage futur. Il faut faire figurer les éléments suivants dans son nommage, en considérant que plus le nom sera court, plus il sera facile de le conserver si les arborescences de rangement sont profondes :
- le code institution, FRAN, précédemment demandé, sera ajouté automatiquement au moment des versements
- le service, suivant la codification (voir document joint) ;
- le millésime ou la date plus précise, à inscrire comme suit : 2010 (année)_03 (mois)_21 (jour). C’est généralement la date de production du document. Elle permet la possible organisation chronologique de la production, l’année est bien souvent suffisante ;
- un intitulé évocateur du contenu du fichier, voire une codification courte et intelligible de tous, indiquant la typologie documentaire, tel CR pour compte-rendu ;
- le numéro de version (V1, V2, valide, etc.).

Ne pas utiliser :
- des accents ;
- des espaces entre les termes ;
- dans la mesure du possible, on évitera l’ajout de trop nombreuses majuscules, ces dernières pouvant poser des problèmes en fonction des différents systèmes et logiciels.

Le séparateur des termes est l’« underscore » : « _ » (correspond à la touche 8).

Exemple :

DIR_2010_nommage_fichiersbureautiques_valide.odt

Ce fichier bureautique est la version validée de la note produite par la direction des Archives nationales en 2010, concernant le nommage des fichiers bureautiques »


D’autres documents en ligne à consulter :

- Nommage des fichiers numériques, Panthéon Sorbonne
- Les bonnes pratiques pour le nommage des fichiers et dossiers, Grégoire Vuichard
- Propositions pour un nouveau classement électronique des documents administratifsdu Cercle scolaire régional Les Cerisiers (Gorgier), Claudia Berthoud
- Conseils de nommage de dossiers et sous dossiers électroniques, Corinne Desmettre


Peut-être trouverez-vous d’autres recommandations intéressantes dans nos ouvrages sur la gestion électronique de documents.


Bonne journée.
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