Quelle est la durée conservation des notes dans l'enseignement supérieur en France ?
Question d'origine :
Bonjour,
J'aurais voulu savoir quelle est la durée conservation des notes dans l'enseignement supérieur en France , et dans une école de commerce privée s'il vous plaît?
Merci
Réponse du Guichet
Si vous parlez de la durée de conservation des archives, elle est de cinquante ans ; mais si vous parlez de la durée de validité des notes supérieures à la moyenne obtenues pour valider un examen, elle dépendra du cursus suivi.
Bonjour,
* Si votre question porte sur la durée de conservation des archives des données de suivi administratif et pédagogique des étudiants, elles doivent être conservées 50 ans par l’établissement puis transmises au Archives nationales ou départementales pour y être conservées indéfiniment. Veuillez contacter l'établissement dans lequel vous avez effectué vos études pour retrouver vos notes.
Voir ce document : INSTRUCTION DE TRI ET DE CONSERVATION POUR LES ARCHIVES REÇUESET PRODUITES PAR LES SERVICES ET ÉTABLISSEMENTSCONCOURANT À L’ÉDUCATION NATIONALE, qui indique (en page 18) que pour les établissements d'enseignement supérieur : " La DUA est de 50 ans. Elle est réduite à 10 ans si l’établissement possède un récapitulatif de la situation administrative et pédagogique de l’étudiant. Conserver tous les dossiers jusqu’en 1975 (mise en œuvre de la loi d’orientation de 1968, E. Faure). Après 1975, si les documents récapitulatifs existent, ne conserver que les dossiers dont les années se terminent en 0. "
Voici un exemple avec l'université Paris Ouest : " Les procès-verbaux provisoires sont conservés 10 ans par les UFR et les départements de l’université, et les procès-verbaux définitifs 50 ans par le service des diplômes de l’université. " ou celle d'Aix Marseille.
* Si votre question porte sur la capitalisation des notes, c'est-à-dire la conservation des notes supérieures ou égales à 10 et la validation d'un examen, cela dépendra du cursus considéré.
Voir l'article 10 du règlement de la Sorbonne :
Article 10 –Capitalisation des notes ou des résultats
La capitalisation permet de garder pour une durée illimitée une note égale ou supérieure à la moyenne obtenue à une Unité d’Enseignement(UE). Les UE capitalisées, quelle que soit leur nature (enseignement, stage, formation à l’étranger...) ne sont valables que pour le parcours d’inscription. L’étudiant ou l’étudiante, le ou la stagiaire de la formation professionnelle continue qui change de parcours, doit demander une validation auprès de la commission pédagogique du nouveau parcours, afin de faire reconnaître ses acquis. La validation ne s’accompagne d’aucune note (la note acquise dans un autre cursus ou dans un autre établissement n’est pas conservée). La demande de validation d’acquis des études antérieures s’effectue au moment de l’admission, et dans le mois qui suit la rentrée ou le début du second semestre. Elle ne pourra pas être réalisée ultérieurement durant la même année universitaire. La durée de conservation des notes supérieures ou égales à 10/20 des EC est limitée à 4 ans maximum à partir de leur obtention, dans le parcours d’inscription. Une note égale ou supérieure à 10/20 obtenue en session initiale, est maintenue à la session de rattrapage.
Autres exemples :
- Règlement général de Scolarité Licence 2020-2022 - Université Lumière Lyon II
- UFR psychologie, sciences sociales, sciences de l'éducation de l'université de Clermont Auvergne
Chaque universités ou composantes y apportent des variantes. Nous vous conseillons de contacter l'université que vous souhaitez intégrer pour en savoir plus.
Pour le BTS, cette durée de conservation des notes est portée à 5 ans. Idem pour le diplome national des métiers d'art, ainsi que pour les étudiants.es porteurs-euses de handicaps :
" L'obtention d'une note supérieure ou égale à 10 sur 20 à une épreuve de l'examen donne lieu à la délivrance d'une ou plusieurs unités. Les notes et unités correspondantes sont valables cinq ans à compter de leur date d'obtention. Elles peuvent donner lieu à délivrance par le recteur de région académique d'attestations de réussite valables pour cette durée.
Si l'école de commerce dont vous parlez est bien reconnue par l'Etat et considérée comme un établissement d'enseignement supérieur, les mêmes règles d'archivage s'appliquent. Quant à la capitalisation des notes, mieux vaut s'adresser directement à cette école pour en savoir plus.
Bonne journée.