Question d'origine :
Bonjour,
Pourriez-vous me fournir quelques ressources relatives à la méthodologie de mise en place d'un portail documentaire ? Comment construire un portail documentaire ?
Merci par avance de votre réponse
Réponse du Guichet
Afin de vous accompagner dans la réalisation de votre projet, nous vous proposons ici plusieurs documents sur la méthodologie à mettre en place et à respecter pour construire un portail documentaire.
Bonjour,
La construction d'un portail documentaire demande effectivement de mettre en place et respecter une méthodologie précise. Nous vous proposons ici plusieurs documents qui, nous l'espérons, vous aideront à mener à bien votre projet.
Un peu ancien (2008) mais pas sans intérêt, vous pouvez prendre connaissance de Étude préalable à la mise en œuvre d'un portail documentaire : Le cas du réseau des bibliothèques de l'UDESCA d'Anne-Laure Sautreau.
Résumé
Ce mémoire a été réalisé dans le cadre d'un stage effectué à l'Université Catholique de Lille. La mission consistait à l'étude et la mise en œuvre d'un portail documentaire pour le réseau des bibliothèques de l'UDESCA (Union des Établissements d'Enseignement Supérieur Catholique). La démarche comportait plusieurs étapes : l'étude de l'existant sur le marché des portails documentaires et l'analyse des outils employés par chaque université. L'objet principal du travail a été de recueillir les besoins des décideurs du projet pour concevoir le nouvel outil et ainsi établir le cahier des charges permettant de répondre à la demande initiale. Pour ce faire, il a été nécessaire de respecter les exigences de chacun et les exigences techniques s'imposant à nous pour le choix d'un prestataire et d'une solution. La mise en œuvre n'ayant pas encore été aboutie, ce travail développe principalement l'étude préalable à la réalisation de l'outil.
S'intéresser au développement d'un tel outil invite à une réflexion sur la mise en réseau de bibliothèques. Avec l'utilisation massive des nouvelles technologies, un nouveau profil de bibliothécaire voit le jour. Quelles pratiques, quels procédés les bibliothèques doivent-elles mettre en œuvre pour survivre face au géant Internet ?
Vous pourrez également vous appuyer sur le mémoire d'étude de Sophie Brezel, Concevoir un portail documentaire académique : Des pistes pour la bibliothèque de Sciences Po, 2009 :
Notre étude portera sur les bibliothèques de l’enseignement supérieur et de la recherche. Nous commencerons par nous pencher sur la définition du portail documentaire dont l’apparition, dans un contexte d’explosion des ressources électroniques, correspond aussi à des usages renouvelés des outils du réseau. Compte tenu des remises en cause dont il fait l’objet, nous nous interrogerons ensuite sur son avenir, à la fois en termes politiques, techniques et de contenus. Dans une troisième partie, nous nous éloignerons de la théorie pour examiner des portails documentaires français et étrangers. Enfin, à partir des ces enseignements (état des lieux, projection dans l’avenir, et richesses des exemples de portails) nous proposerons, dans une quatrième partie, des pistes pour la bibliothèque de sciences Po.
En ce qui concerne notre méthode de travail, nous avons obtenu un certain nombre d’entretiens ou d’informations sur quelques portails, mais pour une bonne partie des exemples que nous analysons, nous n’avions pas d’autre source que les portails en ligne eux-mêmes pour lesquels nous ne disposions pas d’accès authentifié. Pour alimenter notre réflexion, nous nous sommes nourris de ces exemples plus ou moins documentés, ainsi que de la littérature professionnelle dont l’essentiel est en anglais et disponible en ligne (articles et blog). Ceci explique notre choix du terme « académique » pour le titre de notre étude qui, de plus, a l’avantage d’être générique et d’englober aussi bien les bibliothèques universitaires, que toute bibliothèque relevant de l’enseignement supérieur et de la recherche.
Enfin, nous sommes partis d’un questionnement lancé par la bibliothèque de Sciences Po que nous avons élargi à une réflexion générale sur la problématique du portail documentaire académique qui relève à notre sens d’une réflexion encore plus large sur le rôle de la bibliothèque académique dans l’accès à l’information. Nous avons clos notre étude sur des préconisations pour la bibliothèque de Sciences Po, sachant qu’une rédaction plus détaillée de spécificités fonctionnelles relèverait d’un autre exercice plus pratique et en relation avec un stage in situ qui ne rentrait pas dans le cadre de notre étude.
Voici ce qu'elle rapporte de sa méthodologie, pp.61-62 :
4.2. METHODOLOGIE
Lancée déjà il y a quelques années, cette réflexion est assez large et commence par poser la question de la définition du portail. A partir de quand parle t-on d’un portail documentaire ? A quoi doit-il ressembler ? Le moteur de recherche fédérée est-il suffisant à l’appellation ? Comment traiter l’authentification ? Faut-il créer des communautés thématiques ? Quels services proposer ? Quels sont les obstacles à franchir, notamment au regard du système d’information et des outils en place ? Notre réflexion sur un portail documentaire pour Sciences Po se situe dans la prolongation de notre étude sur les problématiques liées à la conception d’un portail documentaire académique. Nous nous nourrirons donc des enseignements apportées par l’analyse des évolutions rendues nécessaires à la fois par les nouvelles technologies et les usages des étudiants. Et nous apporterons une attention toute particulière à certains exemples de portail qui nous ont semblé pouvoir apporter un éclairage intéressant pour la bibliothèque de science Po.
Compte tenu de l’exercice, dans le cadre duquel nous avons favorisé une réflexion générale, exercice qui n’incluait pas de stage à la bibliothèque de sciences Po où nous avons donc passé très peu de temps, les pistes que nous proposons prennent pour base des informations et des remarques collectées à l’occasion d’entretiens et d’une réunion de direction de la bibliothèque. Nous ne rentrerons donc pas dans le détail de spécificités fonctionnelles à mettre en œuvre, mais proposerons des orientations générales.
Nous essaierons d’analyser le système d’information de la bibliothèque, les évolutions dont il fait l’objet, ainsi que ses lacunes en termes d’architecture technique. A l’issue de cet examen, nous évoquerons les pistes telles qu’elles sont formulées par la bibliothèque et notamment son informaticien, puis nous proposerons des préconisations.
Autres mémoires plus récents qui peuvent apporter de l'eau à votre moulin :
Les enjeux d’un portail documentaire dans la mise en place des formations paramédicales d'Anne-Laure Taillant, 2013
Notre société fonctionne de plus en plus en réseau connecté via le web. Cette notion est prégnante chez les étudiants et les jeunes adultes. Ce travail défini les notions de réseau et de portail documentaire. Il décrit les grandes lignes de la création d’un réseau documentaire et de la mise en place d’un portail documentaire à destination, principalement, des étudiants en formation infirmier. Sont présentés les aspects techniques et humains, dont il faut tenir compte pour la création d’un réseau documentaire et la création d’une base de données commune, interrogeable via un portail documentaire. Ce projet d’offrir un portail documentaire à des étudiants, afin de répondre à leurs méthodes de travail, mais aussi de répondre à une logique économique, est illustré par le cas du Conseil Régional de la région Centre.
Quelles fonctionnalités pour une plate-forme d’informations pour un public de chercheurs ? Le cas de la CIBDI d'Elodie Arroyo, 2013
Résumé
Ce mémoire porte sur la réalisation d’un portail d’informations pour un public international de chercheurs en bande dessinée. Le paysage de l’information scientifique et technique s’est modifié avec les technologies de l’information et de la communication, et les attentes des chercheurs, ainsi que les contraintes du métier, se sont peu à peu transformées. Prenant acte de ces changements dans la manière de faire la science, notamment concernant les domaines des Lettres et des SHS, le projet de la Cité internationale de la bande dessinée et de l’image répond à un besoin de
recentralisation de l’information thématique sur la bande dessinée, ainsi que d’échanges entre membres d’une communauté scientifique. Après une mise en contexte du projet et une analyse des besoins des scientifiques, une interrogation sur la notion de portail et ses applications introduit la présentation des fonctionnalités retenues pour le portail « Recherche » de la CIBDI.
Concevoir un portail documentaire pour les chercheurs et étudiants du Sud: L’exemple du portail NumeriSud de l’IRD, soutenu par Benoît Vicart, 2015
Résumé
Ce mémoire porte sur un projet de portail documentaire à l’IRD, destiné à un public majoritairement constitué de scientifiques et d’étudiants du Sud. Dans un contexte marqué par l’évolution des portails documentaires et les profondes mutations au sein du domaine de l’information scientifique et technique (IST), l’interrogation porte sur l’offre en termes de fonctionnalités et de contenus. Une analyse de l’offre des portails dans le domaine de l’IST en France et plus largement de l’offre numérique à destination de publics du Sud, permet de dégager les grandes tendances et évolutions. Elle servira ensuite de base pour une analyse stratégique, notamment en termes d’opportunités et de risques, puis pour des recommandations en vue de la définition d’une politique éditoriale et de développements futurs pour le portail.
Tout ces mémoires proposent des bibliographies, parfois un peu datées, dans lesquelles vous pourrez trouver d'autres pistes.
En ligne, vous pourrez lire La Bibliothèque ouverte Montpellier Languedoc-Roussillon. Un service à valeur ajoutée de Chantal Salson, Françoise Foury, Hanka Hensens et Maggy Pezeril. Publié également au Bulletin des bibliothèques de France, tome 50, n° 4, 2005, p.32-37.
La Bibliothèque ouverte Montpellier Languedoc-Roussillon (BOMLR) est un portail qui permet d’interroger par une requête unique l’ensemble des catalogues des bibliothèques universitaires et autres organismes d’enseignement supérieur de la région Languedoc-Roussillon. Un an après l’ouverture du site, les auteurs de l’article en retracent l’histoire, les objectifs et l’aspect technique. La BOMLR vit actuellement une période de transition et d’adaptation pour s’intégrer au projet d’université numérique en région.
Construire un portail ! Oui, mais comment ? [Compte-rendu résumé de colloque] de Claire Scopsi, publié dans Sciences de l’information, 2008, vol.45, n°4 et la deuxième partie de la page Construire un portail documentaire du site IdNum devraient également vous donner des pistes :
2. Quelle méthodologie pour la création du portail ?
Les difficultés méthodologiques sont au moins aussi importantes que les obstacles techniques car le portail met à jour les résistances aux partages de l’information au sein des services.
# La réalisation du portail nécessite une bonne conduite du projet :
- quel est l’orientation globale du portail : collaborative, recherche d’info, KM ?
- Pour quels utilisateurs et quels besoins ?
- Qui pilote le projet et quels sont les intervenants ?
# La rédaction soigneuse des documents de suivi (cahier des charges fonctionnel, story-board des écrans de navigation) limite les possibilités d’échec.
Lors de la recette, le temps d’ajustement et de paramétrage des sources sera important (prévoir aussi du temps pour la maintenance future des sources et la création d’un dictionnaire des concepts qui améliore l’extraction dans le texte intégral). Il faudra donc procéder progressivement à l’intégration des ressources en mettant en place une fusion des sources issues de 2 ou 3 services volontaires.
En outre cette page indique des documents qui pourraient vous être utiles:
- la Charte éditoriale du site de la Médiathèque départementale du Rhône
- la Charte éditoriale du site web et des outils web de la médiathèque de Roubaix (44p. sur Calameo)
Sur le Journal du net, vous trouverez comment Réussir la mise en place d'un portail documentaire collaboratif, 2015.
Pour finir, en anglais, les premières slides de Creating a Documentation Portal, donnent quelques idées de méthodologie.
Bonnes lectures, bonne journée.