Comment fonctionne l'archivage dématérialisé dans le cadre de la FPT ?

Bonjour,

C'est le Code du patrimoine qui encadre la législation des archives numériques ou pas. Par ailleurs, la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives (1) indique que 

Le Gouvernement présente au Parlement, au plus tard un an à compter de la promulgation de la présente loi, puis tous les trois ans, un rapport portant sur les conditions de collecte, classement, conservation et communication des archives en France. Ce rapport présente en particulier les mesures destinées à assurer la pérennité des archives numériques.

Le document intitulé Référentiel général de gestion des Archives : Pourquoi les archives sont-elles un atout de modernisation pour votre administration ? du Comité interministériel aux Archives de France, octobre 2013 fait savoir que

Comme indiqué dans les articles L 212-6 et L 212-6-1 du Code du patrimoine, les collectivités territoriales et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et sont donc responsables de la conservation et de la communication des archives définitives, comme des archives courantes et intermédiaires, de leurs services et de leurs établissements publics.

De ce fait, elles doivent respecter les instructions du Service interministériel des Archives de France (SIAF) en matière de conservation, de sécurité, de communication et d'accès aux documents (Code du patrimoine, art. L 212-10). Il est souhaitable qu'elles mettent en place des services d'archives pour accueillir leurs archives en un lieu unique et adapté.

En 2015, l'article L’apport de la gestion des documents d’activité (records management) à l’ouverture des données : Réflexions basées sur les pratiques en France  de Charlotte Maday ; Les Cahiers du numérique, indique que

Les principes et méthodes de la gestion des documents d’activité sont codifiés par les normes ISO 15489-1 et 2, actuellement en cours de révision.

La partie 3. Environnement politique et légal français : entre données d’archives et données ouvertes de cette communication précise que

En ce qui concerne les données, selon Thomas Saint-Aubin, « il n’y a pas de régime juridique général de la donnée défini en Europe ou dans la loi française » mais « des corpus de règles en pleine évolution sur certaines catégories de données » , avec un droit des données numériques essentiellement abordé sous l’angle de la conservation, de la communication et de la réutilisation.

Ainsi, pratiquement, et par extension, en l’absence de spécifications législatives autour des données, l’accès aux données est calqué sur les dispositions qui existent pour les documents.

D'après nos recherches, peu de documents officiels en ligne ou en bibliothèque récents abordent la réglementation et le fonctionnement de l'archivage dématérialisé dans la fonction publique territoriale. Mais voici quelques pistes :

- Comment les archivistes territoriaux négocient le virage du numérique / Isabelle Jarjaille, La Gazette des communes, 24/11/2022

L’utilisation d’un système d’archivage électronique, SAE, assure la pérennité des archives électroniques. Il contrôle l’authenticité des documents. Tous les services doivent trier leurs documents et verser ceux à archiver dans un SAE. Le service d’archives travaille avec le service informatique et les directions métier. Des protocoles sont mis en œuvre.

- Abrégé d'archivistique Texte imprimé : principes et pratiques du métier d'archiviste / Association des archivistes français, 2020

Ce manuel de référence est le résultat de la collaboration de nombreux professionnels des archives représentatifs des principaux secteurs du métier. L'ensemble des notions archivistiques y est abordé de façon concrète, en s'appuyant sur des exemples issus de la pratique. Entièrement refondu pour cette quatrième édition, l'Abrégé d'archivistique s'adresse à tous: archiviste débutant qui ne dispose pas de structures d'enseignement et de formation, agent en poste dans un service d'archives ou chargé de gérer celles-ci dans une structure non spécialisée sans formation initiale, archiviste professionnel désireux d'approfondir certains points ou de mettre à jour ses connaissances, et bien sûr étudiant en archivistique soucieux de compléter les formations dispensées par les écoles et les institutions spécialisées. Il pourra aussi intéresser le non-professionnel, qui y trouvera une information complète sur les archives, la profession d'archiviste, les pratiques actuelles et les évolutions profondes que connaissent ces métiers, notamment dans l'univers numérique.

Un ouvrage incontournable dans l'univers professionnel.

Nouveauté ! En complément de la version papier, un site Internet dédié aux annexes, qui seront actualisées régulièrement, accompagne cet ouvrage [abrege.archivistes.org].

Dans sa mise à jour du 28 décembre 2021, FranceArchives présente le rapport à Madame Audrey Azoulay, Ministre de la Culture et de la Communication par Madame Christine Nougaret, vice-présidente du Conseil supérieur des Archives, Une stratégie nationale pour la collecte et l'accès aux archives publiques à l'ère numérique, 2017

Elle lui avait notamment demandé de s'interroger sur les méthodes et conditions d'évaluation et de sélection des archives électroniques, mais aussi papier, et de proposer une stratégie nationale pour l'accès aux archives dans l'environnement numérique.

Les recommandations formulées par Christine Nougaret concernent à la fois les archives nationales et territoriales, le cadre juridique et les pratiques archivistiques, le numérique et l'analogique.

A lire également,

Chapitre La réglementation de la conservation dans Cycle de vie du document électronique et obligations de conservation / Najoua DJERAD ; Institut Supérieur de Documentation – Université La Manouba (Tunisie), 2004

L’accès aux archives publiques dans le monde numérique / Xavier Capitaine ; Diplôme national de master, Université de Lyon, 2017

La transition du numérique dans le métier d’archiviste : analyse des nouvelles compétences requises et des stratégies d’adaptation / Jeanne Chantal Houessou ; Mémoire pour l’obtention du titre professionnel « Chef de projet en ingénierie documentaire », 2024

Sur la page Le service archivage du CDG 59 est indiqué un guide en ligne, Les archives électroniques issu d'une collaboration entre archivistes de Centres de gestion et réalisés dans le cadre de groupes de travail sous l'égide de l'ANDCDG.

Le CDG 60, dans Archivage dans les mairies, propose un lien vers le webinaire Transition numérique, de la dématérialisation à l’archivage numérique.

Les Archives Départementales du Tarn elles aussi proposent une fiche détaillée sur La donnée numérique : les enjeux et les normes.

Proposés par l'Association des archivistes français, Archives électroniques et Groupe Archives Municipales / Archivage Electronique (AMAE). Il faut être adhérents pour accéder aux articles.

Enfin, Archimag a publié Dématérialisation et pérennité de l'information, Numéro : 55.

A consulter également, Gouvernance de l'information numérique de l'ENSSIB, service Questions ? Réponses !, 2022.

Bonne journée.