Que doit comporter un rapport d'activité d'une loge ?

Bonjour,

Dans une loge maçonnique, le Secrétaire assiste le Vénérable Maître dans la gestion administrative. Le Memento Administratif pour Vénérables Maîtres, [SCRIBD], décrit ses tâches :

ART. 38. - Le Secrétaire. 

Le Secrétaire est chargé de tenir le Livre d'Architecture, de donner lecture à chaque Tenue du tracé des précédents travaux qui, une fois adopté par la Loge, doit être signé par le Vénérable Maître et par lui. Il doit, dans ce tracé, consigner la lecture des diverses pièces émanant du Grand Orient de France et le produit du Tronc de la Solidarité Maçonnique. 
Il tient un registre matricule, conforme aux besoins, des divers documents et, sous la direction du Vénérable Maître, il est chargé des convocations, de la correspondance et de dresser les divers tableaux, notifications et questionnaires qui doivent être adressés au Grand Orient de France. Il est chargé de l'apposition du Sceau de la Loge en l'absence du Garde du Sceau. 
Placé à l'Orient, il demande directement la parole au Vénérable Maître, assiste au dépouillement des scrutins et signe les planches officielles. 

Elles sont également répertoriées par Adrien Choeur sur son blog Je pense dans Le Secrétaire (planche maçonnique) qui donne aussi le détail du rapport d’activité annuel :

Le Secrétaire : la mémoire de la loge

Le Secrétaire consigne le déroulé de chaque tenue et en fait état lors de la tenue suivante sous la forme d’une « planche tracée des derniers travaux » ou « planche d’architecture », qui fait l’objet d’un vote sur conclusions favorables du frère Orateur, après éventuelles rectifications.

 

Il retranscrit les faits essentiels, les communications du Vénérable Maître, le contenu des planches et des échanges qui en découlent, les prises de parole, le montant du tronc de la veuve et toute autre information jugée importante.

 

Il garde trace des tenues d’obligation mais aussi des autres évènements susceptibles de marquer la vie de la loge : fêtes familiales, banquets, anniversaires de la loge, conférences, tenues blanches, cérémonies, etc.

 

Il est responsable des archives et à ce titre est la mémoire de la vie de la loge. Une mémoire malheureusement souvent enfouie, oubliée ou mal connue des jeunes initiés. Il ne tient qu’au Secrétaire de la faire vivre, de la réactiver, de la faire connaître. C’est ainsi que le Secrétaire peut jouer un rôle actif, par exemple en rappelant l’histoire de la loge ou en rediffusant certains travaux anciens.

 

Le Secrétaire est d’ailleurs régulièrement sollicité par des frères qui désirent obtenir des informations sur leur loge ou sur leur propre parcours, ou encore des éléments en vue de rédiger une planche mémorielle.

 

 

Les autres fonctions du Secrétaire

Parmi les autres fonctions du Secrétaire, il y a :

 

• l’élaboration et l’envoi des convocations (par mandement du Vénérable Maître),
• la tenue des registres des entrées et sorties des membres de la loge,
• la gestion de la correspondance,
• les déclarations et tâches administratives diverses,
• l’élaboration et la diffusion de l’annuaire des membres de l’atelier,
• ou encore la mise en forme du calendrier prévisionnel des travaux.

 

Le Secrétaire consigne aussi les informations relatives aux membres de la loge : identité, éléments biographiques, dates d’initiation, d’élévation, de démission ou de passage à l’Orient éternel, sans oublier leur présence.

 

En effet, lors de chaque tenue d’obligation, le Secrétaire procède à l’appel nominal de tous les frères inscrits au tableau de loge. L’appel permet certes de garder la mémoire des présences et des absences, mais aussi de mieux connaître les Frères, de recueillir les excuses et de déceler d’éventuelles absences répétées qui pourraient cacher des malheurs.

 

Enfin, nous l’avons déjà évoqué, le Secrétaire rédige le rapport d’activité annuel destiné à être lu par l’Orateur lors de l’Inspection, rapport qui comporte traditionnellement les éléments suivants :

 

• nombre de tenues aux différents degrés,
• état des initiations, élévations, radiations, démissions et passages à l’Orient éternel,
• nombre de frères inscrits au tableau de loge,
• moyenne d’âge,
• taux de présence moyen,
• ainsi que les titres des planches présentées aux différents degrés.

 

Enfin, le Secrétaire assiste au dépouillement des scrutins.

Pour confirmer ces informations sur le contenu du rapport d'activité d'une loge rédigé par le Secrétaire, nous avons consulté plusieurs ouvrages conservés dans les collections de la BmL sur la franc-maçonnerie dont La franc-maçonnerie pour les nuls : en 50 notions clés / Philippe Benhamou, 2017 et Guide pratique de la franc-maçonnerie : rites, systèmes, organisations / Jean Solis, 2004, mais aucun n'aborde la question.

Ce rapport annuel de la loge en anglais publié sur le web par Durham Freemasons vous sera peut-être utile. En anglais toujours, Thoughts of a lodge secretary, Masonic bulletin, octobre 2011 pourrait vous intéresser.

Bonne journée