Comment définir les besoins en personnel d'un service de documentation ?

Bonjour,

D'après le document Normes pour l'établissement des services de bibliothèque publié par les Presses de l'UNESCO en 1975, les effectifs des bibliothèques et centres de documentation varient selon les pays, les types d'établissements, les fonctions et formations des agents. Ainsi nous apprenons qu'à cette période, pour les bibliothèques scolaires :

l'important est de savoir à quel moment il devient nécessaire de placer à la tête d’une bibliothèque scolaire un bibliothécaire à temps complet et quelles devraient être la formation et l’expérience de ce bibliothécaire. L’Australian Library Association considère que toute école de plus de 250 élèves a besoin d’un bibliothécaire à temps complet et que celui-ci devrait avoir reçu une double formation d’enseignant et de bibliothécaire, sans toutefois exiger la formation complète d’un bibliothécaire professionnel. Le gouvernement australien estime, pour sa part, que les écoles de moins de 300 élèves devraient avoir un bibliothécaire à temps partiel et les autres établissements, un bibliothécaire à temps complet, assisté d’un nombre variable d’aides-bibliothécaires, techniciens et autres auxiliaires. Il considère également que les bibliothécaires de bibliothèques scolaires devraient être titulaires de diplômes reconnus d’aptitude aux fonctions d’enseignant et à celles de bibliothécaire. Au Canada, on préconise un bibliothécaire pour 300 à 500 élèves. Tous ces bibliothécaires ne seront pas nécessairement des professionnels diplômés et nombre d’entre eux seront des enseignants-bibliothécaires ayant reçu une formation minimale en bibliothéconomie. En République fédérale d’Allemagne, on estime qu’il est nécessaire d’avoir un "bibliothécaire qualifié" dans les écoles de plus de 1 500 élèves. En Hongrie, les écoles de plus de 500 élèves et comprenant plus de 16 classes doivent avoir un bibliothécaire à temps complet. Il s’agira d’un professeur qualifié capable d’acquérir rapidement une certaine formation en bibliothéconomie. A Singapour, les responsables des bibliothèques scolaires doivent être des enseignants-bibliothécaires diplômés, c’est-à-dire des professeurs diplômés ayant suivi un stage de formation officiel en bibliothéconomie scolaire. Les écoles primaires et les écoles secondaires avec classes préuniversitaires requièrent des bibliothécaires diplômés à plein temps. Au Royaume-Uni, la Library Association recommande qu’à partir d’un effectif de 800 élèves, les établissements scolaires disposent d’au moins 1 bibliothécaire professionnel à temps complet, assisté d’un nombre variable d’aides-bibliothécaires et autres employés. Pour les établissements scolaires moins importants, l’Association reconnaît que le bibliothécaire a davantage de chances d’être un enseignant-bibliothécaire ayant reçu une certaine formation en bibliothéconomie scolaire. La School Library Association considère cependant comme un idéal la double qualification d’enseignant et de bibliothécaire, mais reconnaissant que cela n’est pas réalisable, elle recommande qu’on organise des stages spéciaux pour bibliothécaires de bibliothèques scolaires, comprenant des éléments substantiels de l’un et l’autre types de formation. Aux États-Unis, la présence d‘un "spécialiste des media" à plein temps, aidé d’un personnel auxiliaire, est recommandée pour chaque tranche de 250 élèves.

Depuis 1978, l'article R123-2 puis l'article R143-2 du Code de la construction et de l'habitation français fixe "les règles essentielles relatives à l'exploitation et à l'aménagement des établissements recevant le public" dits ERP, "suivant la réglementation visant à la sécurité incendie" introduite en 1938 suite à l'incendie des Nouvelles Galeries de Marseille. 

L'expression établissement recevant du public (ERP) [...] désigne en droit français les lieux publics ou privés accueillant des clients ou des utilisateurs autres que les employés (salariés ou fonctionnaires) qui sont, eux, protégés par les règles relatives à la santé et sécurité au travail. Cela regroupe un très grand nombre d'établissements tels que les cinémas, théâtres, magasins (de l'échoppe à la grande surface), bibliothèques, écoles, universités, hôtels, restaurants, hôpitaux, gares, les divers lieux de cultes et qu'il s'agisse de structures fixes ou provisoires (chapiteau, structures gonflables).

Source Wikipédia

Les ERP sont classés par type selon leur activité et par catégorie en fonction de leur capacité. Ce classement est alphabétique. Les bibliothèques et centres de documentation sont inscrits à la lettre S et appartiennent à la 1^re, 2^e, 3^e, 4^e ou 5^e catégorie selon leur capacité d'accueil :

• 1^re catégorie : au-dessus de 1 500 personnes ;
• 2^e catégorie : de 701 à 1500 personnes ;
• 3^e catégorie : de 301 à 700 personnes ;
• 4^e catégorie : 300 personnes et au-dessous, à l'exception des établissements compris dans la 5e catégorie ;
• 5^e catégorie : établissements accueillant un nombre de personnes inférieur au seuil dépendant du type d'établissement.

Le calcul de l'effectif du public est "fixé par la réglementation applicable au type d’établissement concerné" ou "par la déclaration d’effectif du chef d’établissement ou du maître d’ouvrage." Source Theonorme. Voir aussi Calculer les effectifs dans les ERP par type de bâtiment.

Mais... cette réglementation nous permet-elle de définir les besoins en personnel d'un service de documentation ?

A vrai dire, non. Nous savons que le ratio professeur documentaliste/élève paraît insuffisant aux partenaires sociaux. En atteste la page 10 de cette documentation du SNES éditée en 2012, qui appelle de ses voeux la définition claire d'un ratio minimum :

Enfin, aux difficultés énoncées jusqu’ici s’ajoutent quelques dérives, régulièrement constatées :

 

• la gestion des manuels scolaires, [...]
• la maintenance du parc et du réseau informatique [...]
• la convocation des enseignants documentalistes pour la surveillance des examens [...]

Pour que les professeurs documentalistes puissent exercer pleinement leur mission, à la fois pédagogique et gestionnaire, certaines conditions semblent aujourd’hui incontournables :

 

• la définition d’un ratio de professeurs documentalistes par nombre d’élèves pour atteindre un nombre de certifiés en documentation suffisant selon l’effectif de l’établissement ;
• la création d’un corps de secrétaire de CDI, avec un système de recrutement et de rémunération décent, afin d’apporter une aide efficace au professeur documentaliste (Lille, 1999) ;
• des instructions officielles qui préciseraient et conforteraient leur rôle pédagogique.

Mais nous ne trouvons aucun chiffre concernant les ressources humaines nécessaires à l'encadrement du public dans un centre de documentation ou en bibliothèque. En 2018 une question semblable à la vôtre a été posée au service question/réponse de l'ENSSIB. Voici ce qu'il a répondu :

D'après nos recherches, les recommandations sur la sécurité dans les établissements recevant du public (ERP) permettent d'évaluer l'effectif du public pouvant être accueilli simultanément dans différents types de bâtiments, mais pas le nombre d'agents nécessaires pour l'accueil de ce public.

Nous vous invitons à lire la suite de cette réponse sur la page qui lui est dédiée. Elle vous donnera une bibliographie et des liens abordant le sujet.

Bonne journée.