Qu'est ce qu'une structure documentaire ?

Bonjour,

Il n'est pas aisé de trouver une définition synthétique d'une structure documentaire. Aucun des ouvrages de référence consultés, tels que le Dictionnaire encyclopédique de l'information et de la documentation,  Les 500 mots métiers : bibliothèques, archives, documentation, musées : traduits en anglais et allemand, La gestion électronique documentaire, Le métier de documentaliste, ne donne telle définition.

En poursuivant nos recherches, nous avons toutefois constaté la fréquence de l'usage de cette expression dans des manuels traitant de la gestion de centres de documentation d'entreprise. C'est ainsi qu'on peut lire, dans l'article de Rocio Abascal, Michel Beigbeder, Aurélien Bénel, Sylvie Calabretto, Bertrand Chabbat, Pierre-Antoine Champin, Noureddine Chatti, David Jouve, Yannick Prié, Béatrice Rumple et Eric Thivant Modéliser la structuration multiple des documents H2PTM’2003, Hypermedias, Hypertexts, Products, Tools and Methods, Sep 2003, accessible sur hal-emse.ccsd.cnrs.fr : "Une structure documentaire correspond à la description d’un document en vue d’un usage." Description qui lui permettra de s'intégrer dans un catalogue cohérent et d'être retrouvé immédiatement lorsqu'on en a besoin. Techniquement, une structure documentaire est donc, toujours selon la même source, "une description d’un document par un ensemble d’éléments en relation les uns avec les autres, au cours ou en vue d’un usage."

Les auteurs ajoutent que"Dans le monde documentaire standard, les structures les plus exploitées sont la structure physique et la structure logique" correspondant chacune à des éléments de description desdits documents. Le document Le document structuré, mis en ligne par theses.univ-lyon2.fr, explique bien cette nuance (n'hésitez pas à cliquer sur le lien pour voir les illustrations :

Si l'on s'attache à retrouver la structure physique de ce document, on décrira sa mise en page, on définira les différentes zones de texte, leur agencement les unes par rapport aux autres, ainsi que l'ensemble de leurs caractéristiques typographiques : police, couleur, gras, italique, etc... Dans le cas présent, le document est constitué de deux colonnes, dans la première on trouve une image et un petit bloc de texte blanc sur fond rouge en incrustation. Dans la seconde colonne on peut identifier trois blocs de texte, situés les uns au-dessus des autres et ayant chacun des caractéristiques typographiques propres.

 

Si l'on s'intéresse maintenant à la structure logique, on décrira plutôt le rôle et la nature de chaque élément d'un document ainsi que l'ensemble des liens hiérarchiques et/ou logiques qui les lient les uns aux autres.

A l'inverse de ce qui se fait en bibliothèque, le travail sur le document ne peut se résumer à une simple indexation : pour pouvoir être aisément exploitable, notamment en entreprise, chaque document doit être dépouillé et résumé de façon précise.

Notons que certaines sources parlent indifféremment de "structure documentaire", de "système documentaire" ou d'"architecture documentaire". C'est le cas dans l'ouvrage Gestion documentaire d'Olivier Boutou, édité par l'Afnor, qui précise qu'"un organisme dispose obligatoirement d'un système documentaire puisqu'il gère différents documents et informations", qui peuvent être de la documentation technique, sociale, commerciale, administrative, etc. et cite en outre trois grands types de structures (pyramide documentaire, structure en râteau, structure à "plan de qualité").

Pour aller plus loin, nous vous invitons à consulter les pages du site de l'Enssib suivantes, riches en liens bibliographique :

Structure documentaire

Valorisation de documents au sein d'un réseau documentaire

N'hésitez pas à également solliciter le service Questions/Réponses de l'Enssib pour toutes vos questions de bibliothéconomie.

Nous vous souhaitons de joyeuses fêtes de fin d'année.

Bonne journée.