Quels sont les différents systèmes de service d'archivage électronique (SAE) ?

Bonjour,

Le SAE (système d’archivage électronique) est un outil qui permet de conserver les documents d’une entreprise au format numérique. Non seulement il stocke des données archivées mais gère également des règles définies au préalable par l’entreprise, comme la durée de conservation, la typologie des documents et le niveau de confidentialité.

Il répond à des normes précises comme par exemples les normes NF Z 42-013 ou ISO 14641.

Il est complémentaire aux outils de gestion des documents, comme une GED ou un applicatif métier (ERP, SIRH, CRM…), auquel il est directement connecté afin de recevoir les flux de documents à archiver.

Contrairement à ce que vous semblez croire, il n’existe pas différents types de services d’archivage électronique. Il ne faut pas confondre GED et SAE qui ont des objectifs distincts. C'est ce que nous explique Florence Ott dans La gestion documentaire au coeur des processus d'affaires : valider, protéger, exploiter et pérenniser l'information dans l'environnement numérique dont voici un extrait :

On fait parfois la confusion entre la gestion électronique de documents (GED) et le système d’archivage électronique (SAE). La gestion électronique consiste à dématérialiser du papier et à l’envoyer dans les processus métier de l’entreprise ce qui touche peu l’organisation du travail. Elle doit gérer des référentiels documentaires, des documents complexes comme des contrats ou des documents techniques. Elle assure la gestion quotidienne des documents et elle permet la modification des documents ainsi que la production de plusieurs versions. Elle inclut l’intégration des applications bureautiques et des outils de recherche pour accéder aux documents. Elle comporte parfois la gestion de délais de conservation, mais le stockage s’effectue sous le contrôle des utilisateurs qui décident de l’élimination des documents.

L’archivage électronique est un domaine distinct qui porte sur la conservation à moyen ou long terme de l’intégrité d’un document en identifiant de façon certaine son auteur et sa date de production. C’est un système consistant à recevoir, conserver, traiter, restituer des archives, des paquets d’informations, des objets d’archives et qui s’appuie sur une plateforme informatique [RIE 10, p. 108]. Les données archivées nécessitent un support adapté, fiable, résistant au temps et suffisamment sécurisé ce qui n’est pas de la sauvegarde. Les exigences doivent garantir la sûreté, la sécurité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents et faciliter les opérations de recherche, d’exploitation et de communication de l’information.

Le système d’archivage électronique (SAE) doit aider à définir et à gérer dès leur capture, les types de documents ou de données et définir le délai de conservation approprié pour assurer la constitution d’un fonds sécurisé des documents probants. Il empêche la modification des documents, il donne une structure rigoureuse de classement pour la conservation et le stockage. La destruction des documents est soumise à une validation stricte et un contrôle rigoureux des délais de conservation. La gestion est assurée par l’administrateur du système et non par les utilisateurs. Il suppose la définition de règles documentaires (plan de classement, règles de nommage, métadonnées, index documentaires), de règles de gestion du cycle de vie, d’accès (habilitations) et de sécurité. Enfin, il impose aussi des règles techniques (formats des documents, supports de conservation, scellement ou signature, horodatage).

Les systèmes de gestion électronique de documents ou de gestion intégrée de documents apparaissent comme complémentaires et non comme concurrents des SAE.

Pour en savoir plus :

- Archivage électronique et papier : un comparatif pour bien choisir votre prestataire / Aline Habert  - Archimag - 08/12/2021

- Les archives électroniques / guide réalisé par l'association des archivistes français

- Maîtriser son archivage hybride ou électronique + les durées de conservation / Archimag

- Sécurité de l'information et archivage électronique + les durées de conservation / Archimag

Ces deux derniers documents sont consultables à l'ENSSIB.

Bonne journée.