Ces procédures d'élection au sein de mon Syndic sont-elles légales ?

Bonjour, 

La situation exposée n'est pas simple, nous vous proposons donc de déblayer les principales problématiques évoquées dans votre question en compilant des informations glanées dans des ouvrages spécialisés de la bibliothèque ou directement sur internet. 

Association et Bureau :

Une association syndicale libre (ASL) regroupe tous les propriétaires, qu’ils soient particuliers ou professionnels, d’un bien immobilier défini dans le périmètre d’un lotissement. Sa mission est de gérer, administrer et améliorer les espaces et équipements communs. Cette même association est administrée par un syndicat bénévole appelé bureau, qui exerce un rôle essentiel au bon fonctionnement de l’ASL et au respect des statuts par tous.  

Source : site ASL Community. 

La désignation d'un bureau est facultative (art. 15 du décret du 17 mars 1967). Si le règlement de copropriété le prévoit, ou si le nombre de participants le justifie, un bureau, dont les membres sont élus par vote séparé (Cass. 3e Civ., 17.02.99), assiste le président. Dans le cas particulier ou : le conseil d’administration est mandaté par l’assemblée générale, le bureau est quant à lui seulement désigné par le conseil d’administration. Concrètement, cela signifie que le bureau n’a aucun fondement juridique : c’est un outil de fonctionnement qui relève uniquement de l’usage.

Source : site Syndic libre. 

Comment doit on voter ? 

La loi ne précise pas comment on doit voter (à main levée, vote par boitier ou par bulletin nominatif). Si le règlement de copropriété ne prévoit rien, la règle est le vote à main levée, mais une autre solution peut être proposée pour faciliter les décomptes des voix (...). Rappelons de plus que sont interdits le vote par correspondance et la vote à bulletin secret. 

Source : La copropriété pratique en 300 questions (Vuibert, 2018 p. 141-142).

Procuration / Mandat / Pouvoir :

Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat (art.22, L.n° 65-557, 10.7.1965). La loi ELAN assouplit certaines règles du mandat afin de faciliter les délégations de pouvoir entre copropriétaires à l'occasion des assemblées générales. La seule limite à la liberté de choix du mandataire consiste à ne pas donner mandat au syndic. Il ne peut recevoir un mandat pour représenter un propriétaire. La loi ELAN étend cette interdiction à d’autres de ses proches : le syndic, son conjoint, partenaire pacsé, concubin etc. Les ascendants et descendants du syndic ou de son partenaire pacsé et concubin mais aussi les préposés au syndic et leur conjoint, partenaire, concubin etc. 

Source : La copropriété de A à Z (Prat, 2021 p. 42).

La forme du mandat :

La loi n'impose pas de forme particulière pour le mandat. Il est obligatoirement écrit. (...) Le mandant peut spécifier quel devra être le vote de son mandataire pour chaque résolution. Il peut aussi ne rien préciser, ce qui laisse le mandataire libre de ses choix. 

Source : La copropriété de A à Z (Prat, 2021 p. 43).

Limitation du nombre des mandats : 

Un mandataire cumulant un grand nombre de mandats risque de peser lourdement sur le résultat du vote, voire susciter un abus de majorité. Aussi, l'article 22 (modifié par la loi ELAN, L.n°2018-1021, 23.11.2018) de la loi sur le statut de copropriété (L. n°65-557, 10.7.1965) interdit à chaque mandataire de recevoir, à quelque titre que ce soit, plus de 3 mandats, si le total de ses voix de copropriétaires ajoutées à celles de ses mandants représente plus de 10% des voix de la copropriété. 

Source : La copropriété de A à Z (Prat, 2021 p. 44).

Que faire si des irrégularités sont constatées en assemblée générale ?

Mandats irréguliers, règles de majorité non respectées etc. Toutes les réserves exprimées au cours de l'assemblée générale par tel ou tel copropriétaire sur la régularité des votes devront systématiquement être incluses dans les procès-verbaux.

Source : La copropriété pratique en 300 questions (Vuibert, 2018 p. 143). 

Aussi, cet article publié sur le site CoproConseils recense les différentes modalités d'action qui sont à votre disposition pour contester une décision d'assemblée générale. 

Que faire en cas de changements au sein du bureau ?

Tout changement au sein du bureau doit être déclaré en préfecture. La déclaration doit être formalisée via un formulaire CERFA 13971,auquel doit être jointe une copie du procès-verbal actant la passation. Ces changements doivent être déclarés dans les trois mois suivant le renouvellement du bureau. Le cas échéant, les pouvoirs seront toujours détenus par les anciens membres du bureau.

Source : Assoconnect. 

De ce que nous comprenons, les procurations récoltées par ce propriétaire excèdent en nombre le quota exigé par la loi sur le statut de copropriété. En ce sens, vous devez consigner ces irrégularités dans un procès verbal et le transmettre à la préfecture. L'article de Coproconseils précise que vous avez deux mois pour formuler votre contestation et la présenter devant un Tribunal de Grande Instance (TGI,) accompagné d'un avocat. 

En ce qui concerne un éventuel dépôt de plainte, nous ne sommes pas habilités à vous indiquer la marche à suivre. Notre service n'est en aucun cas un organe de consultation juridique comme le rappelle notre Charte d'utilisation. Pour avoir une réponse adéquate il faudra vous tourner vers des professionnels agréés. La méthode à suivre pour obtenir une consultation juridique est développée dans cet article. 

Nous espérons toutefois vous avoir apporté quelques pistes. 

Bonne journée,