Combien de temps devons nous conserver nos archives ?
Question d'origine :
Bonjour, administratrice bénévole au sein du Relais Enfants Parents région lyonnaise, nous nous posons la question du tri de nos archives . Combien de temps devons les conserver sachant que nous avons pour bénéficiaires de nos actions des enfants victimes de la détention de leur parent , que nos dossiers sont relatifs à ces enfants et à leurs parents détenus et autres membres de la famille ?
Merci d'avance de votre éclairage
Réponse du Guichet
Dans le cadre du règlement général sur la protection des données (RGPD), la collecte et l'archivage de données est très encadrée. La Cnil a publié divers référentiels et préconise dans votre cas de conserver les données deux ans à compter du dernier contact émanant de la personne ayant fait l’objet de cet accompagnement mais ... elle préconise surtout de contacter les archives !
Ne jetez rien avant d'avoir eu des recommandations de leur part car comme vous le lirez ci-dessous les durées de conservation peuvent varier en fonction des dossiers.
Bonjour,
La Cnil consacre un article sur votre thématique Secteur social et médico-social : comment gérer les durées de conservation ? et publie un référentiel (que nous vous mettons en pièce jointe) dans lequel il est notamment indiqué :
Une durée de conservation précise des données doit être fixée en fonction de chaque finalité ; ces données ne peuvent en effet pas être conservées pour une durée indéfinie.
44. La durée de conservation de données ou, lorsqu’il est impossible de la fixer, les critères utilisés pour déterminer cette durée, font partie des informations qui doivent être communiquées aux personnes concernées.
45. Dans ces conditions, il incombe au responsable du traitement de déterminer cette durée en amont de la réalisation du traitement.7.1 Les durées de conservation
46. En principe, il est recommandé que les données collectées et traitées pour les besoins de l’accompagnement social et médico-social des mineurs et jeunes majeurs ne soient pas conservées dans la base active au-
delà de deux ans à compter du dernier contact émanant de la personne ayant fait l’objet de cet accompagnement (p. ex. : dernier courriel ou courrier envoyé par la personne concernée/son représentant
légal), sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires ou cas particulier. Cette durée de conservation est celle préconisée par la Commission s’agissant de l’ensemble des finalités visées par le référentiel à
l’exception des traitements ayant pour objet :
d’assurer l’évaluation de la situation de la minorité de la personne concernée ; de gérer le recueil, le traitement et l’évaluation des informations préoccupantes relatives à l’enfance en danger ;
d’instruire et gérer les demandes et renouvellements d’agrément des assistants maternels et familiaux.
47. Les données peuvent en outre être conservées plus longtemps que les durées mentionnées ci-dessus, en archivage intermédiaire, dans certains cas particuliers, notamment si le responsable du traitement en a
l’obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales) ou s’il a besoin de se constituer une preuve en cas de contentieux et dans la limite du délai de
prescription/forclusion applicable, en matière de discrimination par exemple. La durée de l’archivage intermédiaire doit cependant répondre à une réelle nécessité, dûment justifiée par le responsable de traitement après une analyse préalable de différents facteurs, notamment le contexte, la nature des données traitées et le niveau de risque d’un éventuel contentieux.
48. Lorsque les données passent de la « base active » à la « base d’archivage intermédiaire », elles ne doivent plus être consultables par tous les opérationnels initialement prévus mais seulement par des personnes
spécialement habilitées, ayant un intérêt à en connaître en raison de leurs fonctions (par exemple, le service en charge du contentieux).
49. À l’expiration de ces périodes, les données sont détruites de manière sécurisée ou archivées dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations d’archivage des informations du secteur public pour les organismes soumis à ces dispositions d’une part, ou conformément aux dispositions de la délibération de la CNIL portant adoption d’une recommandation concernant les modalités
d’archivage électronique de données à caractère personnel pour les organismes relevant du secteur privé, d’autre part.
50. Dans le secteur public (pour les structures publiques et pour les organismes privés chargés d’une mission de service public), la CNIL recommande de prendre attache avec le service des archives départementales
territorialement compétent (pour les services déconcentrés et les collectivités territoriales et leurs groupements) ou la mission des archives du ministère de tutelle (pour les services de l’administration centrale) qui pourront
renseigner sur les obligations qui sont applicables au responsable de traitement et le guider dans leur mise en œuvre (détermination de la durée d’utilité administrative et du sort final).
Nous vous conseillons de contacter les Archives municipales de Lyon et les Archives du département et de la métropole du Rhône qui toutes deux pourront vous conseiller et vous guider dans l’archivage.
Bonne journée,